Een promotiememo is een korte opmerking over de promotie van een medewerker. Er zijn twee soorten promotiememo's. In het eerste geval informeert een werkgever, meestal een supervisor of human resources manager, een werknemer dat ze een promotie heeft ontvangen. In de tweede situatie is de promotiememo een aankondiging die aan andere werknemers wordt verzonden. Een memo is een noodzakelijke vorm van zakelijke communicatie binnen een bedrijf. Memo's worden gebruikt om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke zaken met betrekking tot het bedrijf. Een promotiememo schrijven is een eenvoudige taak met slechts enkele vereisten.
Neem eerst contact op met de persoon die de promotie ontvangt. Vaak wordt mensen persoonlijk verteld dat ze een promotie krijgen. Het verzenden van een memo wordt soms ook in het bedrijfsleven gedaan. Maar als een algemene promotie-memo wordt verstuurd, moet de werknemer niet leren dat hij tegelijkertijd met iedereen wordt gepromoveerd. Praat met de persoon of stuur hem eerst een privé-e-mail.
Weet wie de lezers zijn. Wanneer u een memo verstuurt, moet u weten wie deze ontvangt. Promotie-aankondigingen kunnen gaan naar een afdeling, een divisie van het bedrijf of de hele organisatie. Voor promoties onder het senior management moet de memo meer formeel zijn. Voor een kleine memo van een afdeling kunnen afbeeldingen zoals een ballon rond de "gefeliciteerd" acceptabel zijn. Het hangt allemaal af van de bedrijfscultuur en industrie. De advertentie-industrie is bijvoorbeeld meestal meer ontspannen dan bankieren.
Geef details over de promotie. In de journalistiek zijn er de zes W's: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. Een promotie-memo vertelt een kort verhaal. Om nuttig te zijn, moet je de naam opgeven van de persoon die wordt gepromoveerd, haar nieuwe titel en de datum waarop de promotie van kracht wordt. De "waar" is de afdeling of divisie waar ze in zal werken. Het "waarom" bespreekt kort de prestaties van de werknemer die tot de promotie hebben geleid. Er kan een "hoe" zijn als een selectiecommissie de beslissing neemt. de nieuwe verantwoordelijkheden van de gepromoveerde medewerker.
Houd de memo kort. Een promotiememo is eigenlijk maar een aankondiging. Als u het kort houdt, vergroot u de kans dat het door anderen in het bedrijf wordt gelezen.
Proeflezen vóór verzending. Dit is belangrijk omdat het een bedrijfsmemorandum is en de werknemers een bepaald niveau van professionaliteit verwachten. Omdat de promotiememo kort is, is er echt geen excuus voor grammaticale fouten, spelfouten of andere schrijfproblemen. De memo moet goed geschreven en informatief zijn omdat het de persoon is die de memo verstuurt.
