Pro forma en commerciële facturen worden beide gebruikt wanneer bedrijven goederen internationaal verkopen en verzenden. Het zijn soortgelijke documenten die veel van dezelfde informatie bevatten, maar ze dienen verschillende doeleinden.
Pro Forma-factuur
Een pro-formafactuur wordt min of meer als een verkoopofferte beschouwd. Het wordt uitgegeven door een verkoper aan een koper wanneer de koper overweegt om goederen van de verkoper te kopen. Het bevat nuttige informatie over de verkoop, inclusief een beschrijving van de goederen, de kosten, eventuele toeslagen die van toepassing zijn en de voorwaarden van de verkoop.
Commerciele factuur
Een handelsfactuur is de eindafrekening nadat de goederen zijn verzonden. Het is de bindende overeenkomst en voorwaarden van de verkoop. De informatie op de handelsfactuur kan afwijken van die van de pro-formafactuur. Eventuele wijzigingen tussen deze twee facturen worden aangebracht in overleg tussen de koper en de verkoper.
Praktisch gebruik
Een pro-formafactuur wordt gebruikt tijdens onderhandelingen en wordt afgeleverd bij een potentiële koper voordat de bestelling wordt bevestigd. De koper bekijkt het en aanvaardt het, wijst het af of neemt contact op met de verkoper om te onderhandelen. Zodra alles is overeengekomen, wordt de bestelling verzonden en wordt de handelsfactuur verzonden. De verkoper is verantwoordelijk voor het betalen van het verschuldigde bedrag op deze factuur.
