Het handhaven van de juiste zakelijke etiquette is belangrijk voor secretaresses, die vaak de eerste indruk van het bedrijf of een leidinggevende die een klant of klant heeft. Het oefenen van een paar gemeenschappelijke regels voor zakelijke etiquette kan een secretaresse helpen de meest positieve indruk van haar baas en bedrijf te maken.
Gedrag
Professioneel gedrag is noodzakelijk op het werk of wanneer u uw baas of bedrijf vertegenwoordigt bij functies. Heel vaak stellen cliënten of andere professionals het niveau van professionalisme van een leidinggevende gelijk aan haar secretaresse als de leidinggevende niet aanwezig is. Neem altijd de telefoon op met een beleefde, voor het bedrijf geschikte begroeting. Begroet bezoekers met een glimlach en wees hoffelijk. Word niet emotioneel of gemakkelijk geïrriteerd. Zorg te allen tijde voor een beleefd respectvol gedrag.
Jurk
Veel bedrijven hebben een zakelijke kledingvoorschriften die strikt worden gehandhaafd. Zelfs als uw bedrijf een dergelijke dresscode niet verstrekt, zou u altijd schoon en goed samengesteld moeten zijn. Draag geen strakke of onthullende kleding. Zorg ervoor dat alle pakken en overhemden schoon en goed gestreken zijn. Draag geen korte rokjes. Je schoenen moeten in de werkomgeving passen - geen sneakers of slippers - en comfortabel zijn om in te werken. Als je in een industriële omgeving werkt, moet je misschien platte schoenen met gesloten teen dragen.
Formeel adres
Een secretaris moet formeel altijd leiding geven aan de meerderen. Dit toont respect voor uw supervisors en helpt bij het onderhouden van een professionele werkomgeving. Onthoud het gebruik van de voornaam van uw baas in een openbare ruimte of vergaderomgeving. Gebruik altijd "Mr." of "Ms." bij het aanspreken van andere bedrijfsleiders. Als je baas om een meer casual adres vraagt, zoals het gebruik van zijn voornaam of bijnaam, gebruik hem dan alleen in een meer besloten of informele omgeving, bijvoorbeeld in zijn persoonlijke kantoor waar geen andere meer leidinggevenden aanwezig zijn.
Organisatie
Een van de belangrijkste functies van een secretaresse is het handhaven van de organisatie. Houd voor zakelijke etiquettedoeleinden een schone, georganiseerde werkruimte. Voorkom rommel op uw bureau of in uw werkgebied. Als u in een gebied werkt waar klanten of andere leidinggevenden kunnen worden gevraagd om op een vergadering te wachten, moet u ervoor zorgen dat dat gedeelte ook is georganiseerd. Laat geen persoonlijke spullen of tijdschriften achter in het werkgebied. Houd alle vertrouwelijke bestanden en persoonlijke items buiten het zicht van bezoekers.
