Het schrijven van zakelijke cheques verschilt van het schrijven van persoonlijke cheques omdat er meer informatie op de cheque wordt gezet - meestal op het controlestick - zodat zowel u als de begunstigde precies weten hoe de betaling moet worden uitgevoerd. Bovendien worden al uw zakelijke cheques op uw rekeningen geboekt, zodat uw contant geld en crediteuren actueel blijven. Uw zakelijke cheques kunnen in dubbele of drievoudige vorm worden weergegeven, zodat de controle-exemplaren kunnen worden bewaard voor toekomstig gebruik. Ten slotte kunnen zakelijke cheques, in tegenstelling tot persoonlijke cheques, meer dan één handtekening vereisen. Het volgen van een ingesteld systeem om uw zakelijke cheques te schrijven, maakt het proces efficiënt en voorkomt fouten.
Maak alle informatie gereed die nodig is om uw zakelijke cheques te schrijven. U hebt de volledige naam nodig van alle begunstigden, de adressen van de begunstigden, de aantallen en bedragen van alle facturen of rekeningen die moeten worden betaald, en de totale chequebedragen. Als u een geautomatiseerd boekhoudprogramma gebruikt om uw cheques af te drukken, volgt u de instructies in de gebruikershandleiding van uw software. U moet waarschijnlijk elke factuur of account selecteren voor betaling en vervolgens een rapport afdrukken voor proefdrukken voordat u de cheque controleert.
Lijn uw zakelijke cheques in uw printer uit als u een computer gebruikt om uw cheques af te drukken. Bereid je anderszins voor om je cheques handmatig te schrijven.
Print of typ al uw betalingsinformatie op uw bedrijfscontrolestubs. Als u een computeraccountingprogramma gebruikt, wordt elke controlestrook automatisch afgedrukt. Als u uw cheques met de hand schrijft, noteer dan de naam van de begunstigde, het leveranciersrekeningnummer voor de begunstigde, de datum van de cheque, het nummer van elke factuur of rekening die moet worden betaald en het betaalde bedrag voor die factuur of rekening. account. Let ten slotte op het totale bedrag van de cheque.
Druk uw zakelijke cheques af. Als u een computer gebruikt, wordt elke cheque automatisch afgedrukt. U hoeft de printer alleen maar te controleren om er zeker van te zijn dat uw cheques op één lijn blijven. Als u uw zakelijke cheques met de hand schrijft, is bovenaan en aan de rechterkant van de cheque een plaats voor de controledatum. Onder de datum, te beginnen aan de linkerkant, drukt u de naam van de begunstigde af na 'Betalen in de volgorde'. Als de ruimte dit toelaat, neemt u ook het adres van de begunstigde op. Onder de informatie van de begunstigde, te beginnen aan de linkerkant, drukt u het bedrag van de cheque af met woorden voor de hele dollar en cijfers voor centen - bijvoorbeeld 'honderd en 00/100 dollar'. Tot slot, helemaal rechts, vult u het dollarbedrag in met cijfers - "$ 100,00."
Noteer uw zakelijke cheques in uw check register. Als u een geautomatiseerd boekhoudprogramma gebruikt om uw zakelijke cheques af te drukken, wordt deze informatie mogelijk automatisch geregistreerd of moet u deze later publiceren. Druk een volledig rapport af voor uw papieren records. Als u uw cheque handmatig opneemt, vermeldt u de controledatum, de naam van de begunstigde, betaalde facturen of rekeningen, het bedrag dat aan elke factuur of rekening is betaald en het totale bedrag van de cheque. Werk uw grootboeken bij voor alle betrokken accounts.
Controleer uw cheques! Iedereen maakt af en toe fouten. Een extra nul, bijvoorbeeld, kan een verwoestende fout zijn.
Maak een back-up van uw gegevens als u een geautomatiseerd boekhoudprogramma gebruikt. Als er dan een aparte stap nodig is om uw cheques te plaatsen, doe het dan nu.
Laat uw zakelijke cheques ondertekenen door de persoon met de bevoegdheid om cheques te ondertekenen. Sommige zakelijke cheques vereisen meer dan één handtekening. Zorg ervoor dat u alle benodigde handtekeningen krijgt voordat u uw cheques verzendt.
Sla uw chequekopieën op met uw betaalde facturen of facturen als u dubbele of drievoudige formuliercontroles gebruikt. Als u geen chequekopieën hebt, noteer dan het chequenummer, de datum en het betalingsbedrag op elke betaalde factuur vóór het indienen.
