Een briefrapport, ook bekend als een voorlopig titelrapport, is een essentiële bescherming in een vastgoeddeal. Titelbedrijven bereiden er routinematig een voor na het ontvangen van een aanvraag voor een titelverzekering, maar voorafgaand aan het schrijven van een titelverzekeringspolis. De bedoeling is om vastgelegde bevindingen tijdens een zoektocht naar titels te beschrijven die een resulterende titelverzekeringspolis zal uitsluiten. Een briefrapportindeling, die over het algemeen informatie op één pagina weergeeft, levert alleen datgene wat de koper moet weten om te beslissen of hij doorgaat of vraagt de verkoper om de uitzonderingen aan te pakken voordat de verkoop wordt gesloten.
Wat op te nemen
Op zichzelf is een briefrapport gewoon een communicatie die is ontworpen om de klant te informeren. Het "vlees" van het rapport staat in de bijgevoegde bijlagen en schema's met een wettelijke beschrijving van het onroerend goed, evenals identificeer en verstrek details over wat het beleid zal uitsluiten. Volgens Lawyers.com omvatten retentierechten, bezwaringen en problemen die van invloed zijn op de waardering van onroerend goed in het rapport. De accommodatie kan bijvoorbeeld een belastingaanspraak hebben, de planningsafdeling van de stad kan een recht van overpad claimen om de straat waarop het onroerend goed zich bevindt te wijzigen of het waterbedrijf kan een erfdienstbaarheid hebben die het recht geeft om waterleidingen te installeren onder het eigendom.
Kop en introductie
Een formaat van een briefrapport is vergelijkbaar met een bedrijfsmemorandum. Gebruik briefhoofdpapier van bedrijven, maar vervang standaardmappen voor memo's met identificatie-informatie die specifiek is voor een briefrapport. Deze informatie omvat een referentienummer, dat volgens de Chicago-titel meestal het escrow-bestandsnummer van de koper is, het adres van de woning, het titelordernummer en de "installatiedatum", dat wil zeggen de datum en tijd waarop het rapport is opgesteld en als correct wordt beschouwd.. Hierna schrijft u een korte paragraaf waarin u de ontvangst bevestigt van een aanvraag voor een titelverzekering en het aanbieden van een titelverzekering, onder voorbehoud van bepaalde uitsluitingen, als die er zijn.
Disclaimer en waarschuwingen
Neem disclaimers en waarschuwingen op in het hoofdgedeelte van het rapport om te zorgen dat de klant begrijpt dat als het bedrijf van de titel een beleid afgeeft, het niet aansprakelijk is voor eventuele uitsluitingen of uitzonderingen. Vertel de klant bovendien waar hij deze moet zoeken, die meestal in bijlagen, schema's en een platkaart staat, en waarschuw de klant om deze voorwaarden aandachtig te lezen en te overwegen alvorens een beslissing te nemen over het al dan niet doorgaan.
Conclusie
Geef het type titelverzekering op dat door het bedrijf wordt uitgegeven, wat voor klanten in de meeste landen een standaardbeleid is dat is ontwikkeld door de American Land Title Association. Bepaal de reikwijdte van de dekking, zoals standaard of uitgebreide dekking. Als laatste stap moet de uitgevende titelfunctionaris het rapport ondertekenen.
