Communicatie stelt een organisatie in staat om te coördineren en zich te verenigen om een gemeenschappelijk doel te bereiken, of de organisatie nu een bedrijf, een overheidsentiteit, een openbare-dienstentiteit of een religieuze groep is. Er zijn drie hoofdkanalen voor communicatie in een organisatie van elke omvang, waardoor niet alleen de communicatie tussen management en werknemers, maar ook tussen collega's binnen de organisatie mogelijk is.
Formeel
Formele communicatie, ongeacht de indeling, gebruikt de hiërarchische structuur van een organisatie om informatie of richtlijnen van de top van de organisatie te verspreiden. Met andere woorden, ondergeschikten worden door hun directe supervisors op de hoogte gebracht van beleidsveranderingen, aankondigingen of andere informatie met betrekking tot de organisatie. Middle management ontvangt de communicatie van het hogere management en draait zich vervolgens om en levert de informatie aan de lagere niveaus van de organisatie. Formele communicatie kan ook van de lagere niveaus van de organisatie komen, het hoogste management bereiken, maar om als formeel te worden beschouwd, moet de communicatie door het middenkader gaan.
informele
Informele communicatie vindt plaats buiten de hiërarchische structuur van de organisatie. Een laaggeplaatst lid van de organisatie kan rechtstreeks communiceren met een manager op het hoogste niveau over een probleem of zelfs een idee dat ten goede komt aan de activiteiten van de organisatie. Informele communicatie heeft een voordeel ten opzichte van formele communicatie, omdat het het communicatieproces versnelt. Als het echter te veel in een organisatie wordt gebruikt, ondermijnt het de managementstructuur van de organisatie.
officieus
Roddel of geruchten vormen een deel van niet-officiële communicatie in een organisatie. Informatie kan onofficieel worden verspreid vanaf elk niveau van een organisatie, met behulp van een ongedocumenteerd web van contact tussen collega's in de organisatie. Niet iedereen is opgenomen in niet-officiële communicatiekanalen, wat betekent dat informatie slechts een deel van de organisatie kan bereiken. Omdat de communicatie niet wordt gesanctioneerd, kan de geldigheid van de informeel gecommuniceerde informatie twijfelachtig zijn. Als het management echter in staat is om gebruik te maken van de niet-officiële communicatiekanalen, kunnen ze een beter inzicht krijgen in de waarden van de attitudes of waarden van hun ondergeschikten, en kunnen ze elke verkeerde informatie die via de niet-officiële communicatieniveaus wordt verspreid, tegengaan.
Communicatiemiddelen
Elk van de drie soorten communicatiekanalen gebruikt een aantal communicatiemiddelen of -hulpmiddelen om informatie te verspreiden. Verbale vormen van communicatie omvatten persoonlijke interactie in groepen of individueel, telefoongesprekken, conference calls en webinars. Geschreven vormen van communicatie omvatten e-mail, nieuwsbrieven van organisaties, prikborden in een pauze of andere gemeenschappelijke ruimte, loonstrookjes, vakbondnieuwsbrieven, instant messages, handgeschreven notities en ideeënboxen. Bepaalde communicatiemiddelen mogen niet door de organisatie worden gesanctioneerd, waardoor ze favoriete methoden van niet-officiële communicatie zijn.
