Informatietechnologie (IT) heeft aanzienlijke voordelen voor boekhoudafdelingen gecreëerd. IT-netwerken en computersystemen hebben de door accountants benodigde doorlooptijd verkort om financiële informatie voor te bereiden en te presenteren aan management en belanghebbenden. Niet alleen heeft IT de doorlooptijd verkort die nodig is om financiële informatie te presenteren, maar het heeft ook de algehele efficiëntie en nauwkeurigheid van de informatie verbeterd.
Geautomatiseerde boekhoudsystemen
De grootste impact van IT op de boekhouding is het vermogen van bedrijven om geautomatiseerde systemen te ontwikkelen en te gebruiken om financiële transacties te traceren en te registreren. Papiergrootboeken, handmatige spreadsheets en handgeschreven financiële overzichten zijn allemaal vertaald in computersystemen die individuele transacties snel in financiële rapporten kunnen verwerken.
De meeste populaire boekhoudsystemen kunnen ook op maat worden gemaakt voor specifieke bedrijfstakken of bedrijven. Hierdoor kunnen bedrijven snel en eenvoudig individuele rapporten maken voor de besluitvorming door het management. Bovendien kunnen veranderingen relatief gemakkelijk worden gemaakt om economische veranderingen in bedrijfsactiviteiten te weerspiegelen.
Verhoogde functionaliteit
Geautomatiseerde boekhoudsystemen hebben ook de functionaliteit van boekhoudafdelingen verbeterd door de tijdigheid van boekhoudkundige informatie te vergroten. Door de tijdigheid van financiële informatie te verbeteren, kunnen accountants rapporten en operationele analyses opstellen die het management een juist beeld geven van de huidige activiteiten. Het aantal financiële rapporten is ook verbeterd door geautomatiseerde systemen; kasstroomoverzichten, afdelingswinst en verlies, en marktaandeelrapporten zijn nu beter toegankelijk met geautomatiseerde systemen.
Verbeterde nauwkeurigheid
De meeste geautomatiseerde boekhoudsystemen hebben interne controle- en balansmaten om ervoor te zorgen dat alle transacties en rekeningen op juiste wijze in balans zijn voordat financiële overzichten worden opgesteld. Geautomatiseerde systemen zullen ook niet toestaan dat journaalboekingen niet in balans zijn bij het posten, waardoor individuele transacties correct worden vastgelegd.
De nauwkeurigheid wordt ook verbeterd door het aantal accountants dat toegang heeft tot financiële informatie te beperken. Minder toegang door accountants zorgt ervoor dat financiële informatie alleen wordt aangepast door gekwalificeerde toezichthouders.
Snellere verwerking
Met geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen accountants grote hoeveelheden financiële informatie verwerken en deze snel verwerken via het boekhoudsysteem. Snellere verwerkingstijden voor individuele transacties hebben ook de hoeveelheid tijd verminderd die nodig was om elke boekhoudperiode af te sluiten. Maand- of jaarafsluitingsperiodes kunnen met name belastend zijn voor boekhoudafdelingen, wat resulteert in langere uren en hogere arbeidskosten. Het verkorten van deze periode helpt bedrijven bij het beheersen van de kosten, wat de algehele bedrijfsefficiëntie verhoogt.
Betere externe rapportage
Rapporten die zijn uitgegeven aan externe investeerders en belanghebbenden zijn verbeterd door geautomatiseerde boekhoudsystemen. Verbeterde rapportage stelt beleggers in staat te bepalen of een bedrijf een goede investering is voor groeimogelijkheden en het potentieel heeft om een bedrijf van hoge waarde te zijn. Bedrijven kunnen deze beleggers gebruiken voor aandelenfinanciering, die ze gebruiken voor het uitbreiden van bedrijfsactiviteiten.
