Bij het houden van een jaarlijkse strategische planningsvergadering overschaduwt de voorbereiding vaak het werkelijke doel van de vergadering. Een deel van de voorbereiding omvat het maken van de agenda, het uitnodigen van aanwezigen, het versturen van de agenda en het voorbereiden van de locatie. Als de vergadering zelf echter niet geschikt is voor brainstormen, besluitvorming en het maken van plannen, levert dit misschien niet de gewenste innovatie en strategische uitmuntendheid op. Hoewel de locatie en organisatie belangrijk zijn, is het de kwaliteit van de face-to-face communicatie die resultaten oplevert.
Bepaal vergaderdoelen
Strategieën omvatten normaliter bedrijfsuitbreiding, marketing, productlijnen, concurrentie en financiële betrokkenheid. Strategische planningsbijeenkomsten die eenvoudigweg het oude strategische plan herhalen met uw managementgroep, onderzoeken het plan voor mogelijke verbeteringen niet kritisch. Als het uw doel is om uw strategie voor het komende jaar te perfectioneren, start u de vergadering met een SWOT-analyse van de huidige strategie. Als u de vergadering leidt, wees dan voorbereid met een lijst met problemen en vragen om de discussie aan te moedigen. Breng artikelen, whitepapers en videopresentaties om creatief denken te stimuleren. Daag de deelnemers uit om ongemakkelijke onderwerpen aan de orde te stellen. Managers willen vaak niet de koppeling zijn die opstaat, uit angst om te worden neergehaald.
Maak uw lijst met problemen voor verdere discussie
Een opzwepende SWOT-analyse van het strategisch plan van het afgelopen jaar en wat het heeft geproduceerd, zou moeten resulteren in meer punten voor discussie en oplossing. Als u een whiteboard gebruikt om vragen of problemen op te sommen wanneer ze zich voordoen, kunt u uw discussie georganiseerd en op schema houden. Blijf als leider uitdagingen aan en stel vragen. Een betrokken discussie is precies wat u wilt, maar houd de controle over de discussie en probeer deze te leiden naar een oplossing en een beslissing. Breakout-sessies kunnen innovatieve oplossingen opleveren, dus deel deelnemers aan brainstormsessies die individuele kernthema's behandelen en laat hen conclusies of nieuwe ideeën rapporteren wanneer de vergadering wordt hervat.
Beoordeel beslissingen en bevestig
Een reden om strategische planningsvergaderingen op twee of meer opeenvolgende dagen te houden, is om de aanwezigen de tijd te geven om de aan de orde gestelde ideeën te verwerken. Wat een goed idee lijkt, kan worden onthuld als een fout na een nacht slapen. Nadat je het oude strategische plan volledig hebt besproken en nieuwe ideeën hebt geformuleerd, bekijk je elk punt of besluit en stem je. Stemmen committeert de managers die de beslissingen ondersteunen. Als er op één punt onenigheid is, overweeg dan verdere discussie over hoe het te wijzigen, zodat iedereen het ermee eens kan zijn.
Implementatie en follow-up
Uiteraard maakt implementatie en follow-up het verschil tussen een succesvolle vergadering en een mislukking. Het is zo gemakkelijk voor managers om de status-quo te behouden wanneer ze teruggaan naar hun afdelingen, dat je op een agressieve manier verantwoordelijkheden voor implementatie moet toewijzen. Als leider is het uw verantwoordelijkheid om te volgen om ervoor te zorgen dat managers de strategieën en veranderingen die zijn ontwikkeld in uw strategische planningsvergadering volledig uitvoeren. Stel benchmarks en voortgangsbeoordelingen in om te evalueren hoe het strategische plan ten goede komt aan de organisatie en of het moet worden herzien.
