Wanneer bedrijven een externe PR-firma nodig hebben om een PR-campagne op te zetten, vragen ze vaak om offertes van een aantal concurrenten. Om het bedrijf te laten landen, moet u het bedrijf een PR-voorstel presenteren met de bedrijfsdoelen en -doelstellingen, doelgroep en media, aanbevelingen, tijdlijn en budget. Voordat u het voorstel schrijft, moet u echter werk verrichten dat onderzoek naar het specifieke bedrijf, de sector en de markt als geheel omvat, evenals de verschillende manieren waarop u het project kunt benaderen.
Leer de klant kennen
Eén maat past niet allemaal. Voordat u een PR-campagne kunt overwegen, moet u tijd besteden aan het leren kennen van uw klant. Houd persoonlijke vergaderingen met de opdrachtgevers en managers in het bedrijf en volg vervolgens e-mails en telefoontjes totdat u een goed begrip hebt van de bedrijfscultuur, de algemene communicatiestijl en de reputatie van de community. U wilt bijvoorbeeld geen formele campagne van het type "Wall Street Journal" samenstellen voor een gezellig familiebedrijf, of omgekeerd.
Begrijp de huidige marktplaats
Zodra u een goed idee hebt van de toon die uw voorstel moet aannemen, kader het in de context van de huidige markt. Voer een analyse uit van de concurrentie en wat voor soort advertenties en marketing deze gebruikt. Begrijp de doelmarkt en hoe het zijn informatie krijgt. Als het doel bijvoorbeeld jongvolwassenen is, moet u een aspect van de sociale media aan uw voorstel toevoegen. Senioren aan de andere kant zullen niet zo goed reageren op een hard-hitting sociale mediacampagne.
Maak een schets van uw algemene aanpak
Voordat u het definitieve voorstel samenstelt, maakt u een overzicht van de benodigde onderdelen. In een grotere markt, bijvoorbeeld met aanzienlijke concurrentie, moet u mogelijk een uitgebreide geschiedenis van uw eigen bedrijf en succesvolle campagnes die u heeft geïnitieerd, opnemen. Bepaal vóór de laatste fase hoeveel details de klant moet weten over de competitie en de analyses die u hebt gemaakt. Omdat u de klant goed kent tijdens uw onderzoeksfase, zult u ook een goed begrip hebben van het beste formaat om het voorstel te presenteren. Of u nu een verhaal moet geven, korte opsommingspunten of een pakket met grafieken en diagrammen hangt af van de voorkeuren en de manier van werken van de klant.
Neem de basisbeginselen op
Een PR-voorstel moet uw ideeën benadrukken zonder zoveel details weg te geven dat de klant het voorstel kan aannemen en uw ideeën zonder u kan implementeren. Vermeld informatie over uw bedrijf, met de juiste referenties, evenals een samenvatting van het voorstel en volgens u de belangrijkste punten die de campagne moet aanpakken. Geef een paar voorbeelden van media waarmee u contact kunt opnemen en welke topberichten u daar zult plaatsen. Voeg een tijdlijn van het geprojecteerde werk toe en welke services worden gedekt door specifieke vergoedingen en onkosten. Sluit af met een slotverklaring die de klant vertelt hoe je ernaar uitkijkt om met haar samen te werken en hoe zeker je bent dat je een positieve en welvarende relatie zult hebben.
