Een businessplanning van een project moet mogelijk aan het begin van het proces aannames doen over de kostprijsberekening; het kan niet alle werkelijke kosten kennen tot het einde van het project. Aankoopprijsvariantie is een accountingtool die het verschil tussen deze kosten berekent. Dit geeft aan of winsten aan schattingen hebben voldaan, of hoger of lager zijn dan de eerste prognoses.
Standaardkosten
Tijdens het budgetteringsproces schatten bedrijven gewoonlijk bepaalde kosten in, zoals grondstoffen, arbeid en overhead. Medewerkers kunnen de gegevens van de voorgaande verslagperiode, openbare informatie of andere bronnen gebruiken om de standaardkosten van elk van deze uitgaven te schatten. Tijdens het productieproces fluctueren de kosten van grondstoffen en arbeid vaak gedurende het jaar, afhankelijk van de beschikbaarheid van hulpbronnen en vraag en aanbod. Dit betekent dat de werkelijke kosten mogelijk niet dezelfde zijn als de standaard of geschatte kosten.
Werkelijke kosten
Wanneer het bedrijf de materialen ontvangt, of de werknemers of aannemers de noodzakelijke arbeid verrichten, worden de werkelijke kosten gemaakt en kan de boekhouder of boekhouder ze nauwkeurig vastleggen. Werkelijke kosten voor arbeid kunnen verschillen, omdat het bedrijf ten onrechte heeft geschat hoeveel manuren het nodig heeft om een goed te maken of te bouwen. De werkelijke kosten worden tijdens het boekhoudproces als een last geregistreerd, terwijl de standaardkosten een verplichting zijn.
Koopprijsafwijking
De verschil in inkoopprijs is het verschil tussen de werkelijke kosten en de standaardkosten. De formule voor het bepalen van de verschil in inkoopprijs in een budget is: (standaardprijs * aantal geschatte eenheden) - (werkelijke prijs * aantal werkelijke eenheden). Als de waarde positief is, zijn de werkelijke kosten gestegen. Als de waarde negatief is, was er sprake van een daling van de werkelijke kosten. Bedrijven willen geen grote schommelingen in beide richtingen ervaren. Het snel erkennen van een afwijking is gunstig voor het management, dat vervolgens eventuele noodzakelijke wijzigingen in de begroting kan aanbrengen om de stijging of daling van uitgaven en contanten te compenseren.
PPV-voorbeeld
Op 1 januari creëerde Sue, de boekhouder van ABC, Inc., een budget en schatte de staalkosten die het bedrijf voor het eerste kwartaal nodig zou hebben op $ 700 per ton en zou vijf ton gebruiken. In april, bij het beoordelen van de kosten van het eerste kwartaal, ziet ze dat de prijs van staal als $ 650 per ton en het bedrijf 5,25 ton gebruikte. De koopprijsvariantie voor staal is ($ 700 x 5) - ($ 650 x 5,25), wat overeenkomt met $ 87,50 voor het eerste kwartaal.
