Professionals, zoals accountants en advocaten, schrijven vaak brieven aan klanten over belangrijke zakelijke aangelegenheden. Het bedrijf moet bepaalde procedures volgen om duidelijke, effectieve klantbrieven te produceren. Professionals schrijven klantbrieven voor een aantal doeleinden, waaronder het verwelkomen van een nieuwe klant, het bespreken van een zakelijke kwestie of het aanbieden van advies. Schrijf een klantbrief professioneel en maak het gemakkelijk te lezen, met een duidelijk doel dat de lezer zal begrijpen.
Gebruik briefhoofdpapier. De meeste professionele bedrijven gebruiken briefhoofd voor alle brieven, inclusief die voor klanten. Briefpapier bevat de naam van het bedrijf, het adres en telefoonnummer.
Adresseer de brief. Wanneer u een brief aan een klant schrijft, schrijft u deze rechtstreeks aan de persoon door de naam van de persoon op te geven. Het kan beginnen met het woord 'Geachte' gevolgd door de naam van de persoon of het woord 'Aan'. Voeg een datum toe bovenaan de brief.
Begin de brief met een korte introductie. Houd de inleiding aangenaam en gemoedelijk. Bedank de klant voor het gebruik van uw bedrijf en geef de reden voor de brief op.
Ontwikkel het lichaam van de brief. Dit deel van de brief bevat de informatie voor het doel van de brief. Het kan advies of andere informatie bevatten die relevant is voor de klant.
Vermijd het gebruik van termen die alleen een professional in uw specifieke vakgebied zou begrijpen. Advocaten en accountants gebruiken vaak termen die specifiek zijn voor hun vakgebied, maar kunnen klanten niet kennen. Kies woorden die voor iedereen duidelijk zijn, ongeacht hun achtergrond.
Vraag de klant om te bellen met vragen. Een uitnodiging om contact op te nemen met het bedrijf voor aanvullende hulp en informatie maakt standaard deel uit van alle klantbrieven.
Onderteken de brief. Voeg uw handtekening onder aan de brief toe en verzend het document naar uw klant.
