Het maakt niet uit hoeveel contant geld een groep in zijn kas heeft, het zoeken naar manieren om geld te besparen op evenementen is zakelijk verantwoord - en zeker als het evenement van plan is fondsen te werven voor de organisatie. Kosten besparen door slimme, creatieve planning betekent extra vergadertijd en prioriteiten stellen in plaats van zich te overgeven. De uitbetaling kan meer geld opleveren dan dat je hebt uitgegeven - of op zijn minst helpen voorkomen dat je het volgende kwartaal in het rood begint vanwege een feestje.
Vooruit plannen. De beste manier om prijzen in te sluiten en goede deals te vinden, is om uw evenementencommissie minimaal zes maanden van tevoren bij elkaar te krijgen om op koopjesjacht te gaan. Als je op het laatste moment iets probeert samen te werpen, krijg je geen onderhandelingskamer, waardoor je de volledige prijs betaalt voor iets dat je anders tegen kostprijs of minder hebt gekregen.
Maak een budget en houd u eraan. Wanneer het goedkoop is om dingen te doen, is het een goed idee om met een solide aantal te komen voordat je begint. Dit biedt grenzen wanneer het brainstormen begint en een groep de mogelijkheid geeft te bepalen waar die dollars naartoe gaan.
Bespreek manieren om direct geld te besparen. Kijk naar opties zoals het vragen aan een toegewijde donor om haar huis op te richten voor een huisfeest of ruil vrijwilliger in het plaatselijke buurthuis in ruil voor gratis gebruik van hun faciliteit. Als er een kookschool in de buurt is, post-flyers op zoek naar studenten die graag hun nieuwe culinaire vaardigheden willen uitproberen voor uw evenement of een professional vragen of u de kosten kunt verlagen door uw eigen bedieningspersoneel of barman te leveren.
Onderzoek de kosten van checklistitems voordat u zich committeert aan een idee of contract. Verhuurhallen, cateraars, muzikanten, drukkosten en feestartikelen kloppen snel. Voordat je iedereen enthousiast maakt over een bepaalde voorziening of een band die je kent, kun je het laagste bedrag van de daadwerkelijke prijs bekijken.
Gebruik de middelen bij de hand. Kijk naar uw bord of vrijwilligersbasis om te helpen met het evenement, of u nu drukwerk print en flyers levert om afdrukkosten te besparen of iemand vraagt om te doneren of AV-apparatuur aanbiedt voor de presentatie van de avond. Het aanboren van uw kernbasis kan aanzienlijke besparingen opleveren.
Werk samen met een andere gelijkgestemde groep om samen een evenement te organiseren. Dit maakt niet alleen het delen van kosten en taken mogelijk, maar promoot uw evenement ook voor een groter publiek en kan extra exposure genereren.
Maak gebruik van gratis netwerkmaterialen. Terwijl online promoties snel en gemakkelijk zijn, kan uw groep ook gebruik maken van gemeenschapsbulletins die worden aangeboden door radio, televisie en kranten. Schrijf en verspreid persberichten van uw evenement en bevorder een invalshoek die uw evenement een plaatsje op het lokale nieuws kan geven.
Ga er niet vanuit dat je iets voor niets zult krijgen. Je hebt misschien de meest geliefde non-profit organisatie of organisatie in de buurt, maar dat betekent niet dat je een gratis rit voor goederen en diensten moet maken. Vraag bij het aanvragen van kortingen of donaties iets terug, zoals een gemarkeerde vermelding in al het promotiemateriaal, nieuwsbriefuitnodigingen en zichtbaarheid op het evenement.
Tips
-
Let op verborgen kosten, zoals extra huurkosten, late vergoedingen of toeslagen voor toeslagen, en doe je best om ze in factoren te integreren of ze allemaal tegelijk te vermijden.
