Bedrijven hebben meestal papierwerk nodig voor alles behalve de kleinste bedrijfsaankopen. Een algemene inkooporder vermindert het papierwerk. In plaats van bijvoorbeeld drie dozijn inkooporders voor printerpapier in het komende jaar, gebruikt het bedrijf één algemene koopovereenkomst om een jaar papier te bestellen. Dit bespaart geld en tijd, maar het werkt niet voor elke aankoop.
Tips
-
Bedrijven gebruiken algemene inkooporders wanneer ze een constante aanvoer van een gestandaardiseerd product nodig hebben. Met één algemene bestelling kan een bedrijf in één keer een jaar aan voorraden kopen. De leverancier levert het hele jaar door wanneer het bedrijf daarom vraagt.
Kopen met een deken PO
Een algemene inkooporder heeft enkele van de voordelen van het inkopen van bulk. Omdat er maar één inkooporder is, bespaart dit personeel dat meerdere inkooporders voor hetzelfde ding steeds opnieuw moeten worden geschreven. Door meerdere kleine aankopen te vervangen door één grote aankoop, kan het bedrijf in aanmerking komen voor grote kortingen, maar anders dan bij een bulkaankoop hoeft het bedrijf de volledige hoeveelheid niet te ontvangen en op te slaan. In plaats daarvan bellen kopers gewoon de leverancier wanneer ze moeten bijladen.
Een algemene bestelling is een meer flexibele versie van een doorlopende bestelling. Bedrijven gebruiken permanente bestellingen wanneer ze reguliere leveringen van specifieke hoeveelheden nodig hebben. Bijvoorbeeld, een fabrikant die elke week 50 gallon zuur gebruikt, kan een doorlopende order opstellen: elke maandagochtend levert de zuurleverancier de zuurvoorraad van die week af. Als het bedrijf hetzelfde bedrag nodig heeft, maar volgens een meer variabel schema, zou het waarschijnlijk een algemene bestelling gebruiken. Op die manier levert de leverancier het zuur pas aan als het bedrijf daarom vraagt.
Dekentjes en doorlopende opdrachten stellen beide een bedrijf in staat om tijd en geld te besparen. Het is niet nodig om met elke zending te onderhandelen over prijzen of om naar een nieuwe leverancier te zoeken, omdat de bestelling al dat binnenhaalt.
Deken PO's gebruiken
Een algemene inkooporder is een goede keuze als uw bedrijf veel terugkerende aankopen doet of een gestandaardiseerd product of een standaardservice levert. Als u een kwantumkorting kunt krijgen door te gaan deken, is het een nog betere deal.
Een algemene bestelling is een slechte keuze als u geen vaste prijs heeft voor de aankoop of als de prijs zonder voorafgaande kennisgeving kan worden gewijzigd. Het is riskant als u niet zeker weet of het product of de service van voldoende kwaliteit is om aan uw behoeften te voldoen. In dergelijke situaties is het vaak veiliger om meerdere inkooporders te gebruiken totdat u een betrouwbare leverancier vindt.
De algemene bestelling dient de prijzen, hoeveelheden, voorwaarden en factureringsvoorwaarden te bepalen. Het moet duidelijk maken hoe lang de overeenkomst duurt en een annuleringsclausule bevatten. Zelfs nadat u de overeenkomst hebt geïmplementeerd, controleert u uw aankopen. Als uw bedrijf uiteindelijk meer bestelt dan de dekking van de overeenkomst, krijgt u niet de garantieprijs voor de extra goederen.
