Succesvolle workshops vereisen een zorgvuldige planning. Het kader van een workshop kan een levendige leerervaring creëren, of het kan resulteren in een hectische dag waarin informatie wordt overhaast en belangrijke onderwerpen verloren gaan in de race tegen de klok. Het creëren van een workshopagenda is meer dan een administratieve taak om de toegewezen tijd in onderwerpen te verdelen. Het biedt ook de mogelijkheid om te evalueren hoe de tijd zal worden besteed. Een goed doordachte agenda creëert een stappenplan voor een succesvolle workshop.
Maak een schets voor de agenda. Vul de details niet in; daar kom je op terug. Concentreer u op het krijgen van het raamwerk zodat niets wordt vergeten in de definitieve agenda. Neem de volgende secties op:
- Titel en details van de workshop - Inleiding - Onderwerpen en sessies - Samenvatting - Vraag en antwoordsessie - Evaluatie
Vervang de titel "Workshop titel en details" met de titel van de workshop, presentatoren, datum, tijd, locatie en een kort overzicht van de focus en doelstellingen van de workshop.
Voeg de namen van de presentatoren en bios met één zin toe aan de sectie Introductie.
Maak een lijst van de onderwerpen en sessies die in de workshop worden behandeld. Schrijf naast elk onderwerp een samenvatting van één of twee zinnen.
Voer eventuele korte opmerkingen in die nuttig kunnen zijn voor de laatste drie secties. Sla anders alle aanvullende informatie weg, omdat deze voor zich spreken.
Bereken de hoeveelheid tijd die nodig is voor elke sectie, inclusief elk onderwerp of elke sessie. Voeg de tijd links van elke sectie en elk onderwerp toe.
Voeg na elke 90 minuten een pauze van 15 minuten toe aan de agenda. Voeg ook een langere lunchpauze toe als de lengte van de workshop langer is dan vier uur. Sla deze pauzes niet over.
Pas de tijd die aan onderwerpen is toegewezen zo aan dat alles in de geplande tijd past. Wees echter realistisch over de benodigde tijd. Evalueer elk onderwerp aan de hand van het samenvatting van de workshop en de doelstellingen bovenaan de agenda om de toegevoegde waarde te bepalen en onderwerpen uit te schakelen, indien nodig.
Tips
-
Weersta de drang om de secties "Samenvatting" of "Vraag en antwoorden" te kort te houden. Beide secties zijn van vitaal belang om de ervaringen en het begrip van de deelnemers te verdiepen.
