Boekhoudgegevens zijn gegevens over de transacties van een bedrijfsentiteit. Van het kopen van inventaris en machines tot het aangaan van langlopende bouwcontracten, de gebeurtenissen die zich voordoen in de bedrijfsvoering vertalen zich bijna altijd in boekhoudkundige informatie. Accounting is een methode om deze gegevens te identificeren en vast te leggen en deze te gebruiken om nuttige rapporten voor verschillende gebruikers te genereren. Deze gebruikers worden over het algemeen ingedeeld in twee groepen: interne gebruikers en externe gebruikers. Omdat de behoeften van deze gebruikers zo gevarieerd zijn, heeft de boekhouding twee hoofdperspectieven. Management accounting is een toekomstgericht perspectief gericht op interne gebruikers. Financiële boekhouding is gebaseerd op historische gegevens en is gestandaardiseerd voor externe gebruikers. Om deze perspectieven te begrijpen, moet u verschillende onderliggende concepten begrijpen die de basis vormen voor de boekhouding als de taal van het bedrijfsleven.
Tips
-
Boekhoudkundige informatie is meetbare, kwantificeerbare informatie over de transacties en gebeurtenissen waarbij een zakelijke entiteit is betrokken.
Wat is boekhoudinformatie?
Boekhoudkundige informatie is de informatie die voortvloeit uit zakelijke transacties. Eenmaal geïdentificeerd, wordt de informatie vervolgens geclassificeerd en vastgelegd en vindt deze uiteindelijk zijn weg naar verschillende rapporten. Voor de kasbasisberekening is dit relatief eenvoudig. Opbrengsten worden in de boeken geboekt wanneer contanten worden ontvangen en uitgaven worden geregistreerd wanneer geld wordt uitbetaald. Deze methode is misschien eenvoudiger, maar is alleen geschikt voor kleinere bedrijven met slechts een paar eigenaren of partners. Bedrijven met meer investeerders en bedrijven die over een voorraad beschikken, vinden echter de vereiste boekhoudkundige basis voor de boekhouding. Daarnaast zijn wettelijk verhandelde bedrijven wettelijk verplicht om periodetoerekening te gebruiken. Transacties in accrual accounting worden geregistreerd met betrekking tot de accountingvergelijking, waarbij elke transactie een debet- en een creditzijde heeft.
Wat zijn de drie basiselementen van boekhouding?
De boekhoudkundige vergelijking bestaat uit drie elementen: activa, verplichtingen en eigen vermogen. Activa zijn zaken die het bedrijf bezit en kan gebruiken. Activa kunnen tastbaar zijn, zoals voorraadartikelen, machines, gebouwen en benodigdheden, of ongrijpbaar, zoals patenten en auteursrechten. Contante en contant geld lijkende instrumenten, zoals banksaldi, worden ook als activa beschouwd. Een bedrijf kan ook beleggingen aanhouden, die als langetermijnactiva worden beschouwd.
Verplichtingen zijn bedragen die het bedrijf verschuldigd is aan andere entiteiten. Het bedrijf kan bijvoorbeeld een voorraad kopen voor wederverkoop op krediet. Het bedrag dat ze aan hun leverancier verschuldigd zijn, is een verplichting totdat deze wordt betaald. Aangezien het bedrijf werknemers betaalt en belastingen van loonstrookjes inhouden, zullen zij een aansprakelijkheid in de vorm van belastingsholdings verschuldigd aan de overheid oplopen. Het bedrijf kan leningen of kredietlijnen afsluiten om bepaalde uitgaven te betalen. Deze kredietsaldi vertegenwoordigen de verplichtingen van het bedrijf.
Eigen vermogen is een combinatie van bedragen geïnvesteerd in het bedrijf door eigenaren of aandeelhouders en inkomsten van het bedrijf door de jaren heen. Een eenmanszaak, partnerschap of LLC kan beginnen met het hebben van de leden van het bedrijf elk een som geld op een bankrekening voor het bedrijf te gebruiken. Een bedrijf kan beginnen met een grote groep investeerders die samen geld bijeenbrengen. Hoe dan ook, deze investering vertegenwoordigt hun eigendomsbelang in het bedrijf en wordt het eigen vermogen van het bedrijf genoemd. Naarmate de onderneming actief is, zullen haar winsten en verliezen het eigen vermogen verhogen of verlagen.
Deze drie elementen combineren in de boekhoudkundige vergelijking, die stelt dat activa gelijk zijn aan verplichtingen plus eigen vermogen. Zoals bij elke vergelijking, moeten de twee partijen gelijk blijven. Het is dit concept dat ten grondslag ligt aan de noodzaak van een debet- en een creditzijde van elke transactie. Een toename van de activa zal altijd resulteren in een toename van de passiva of het eigen vermogen of een daling van een ander activum dat werd verhandeld. Als uw bedrijf bijvoorbeeld contante voorraad koopt met contant geld, verlaagt de transactie het contante activum om het inventarisactief te verhogen. Als uw bedrijf in plaats daarvan de voorraad op krediet koopt, heeft uw bedrijf een verplichting verhoogd, te betalen rekeningen, om de voorraadactiva-rekening te verhogen.
Waarom is boekhouding belangrijk voor bedrijven?
Boekhoudkundige informatie helpt mensen zakelijke en financiële beslissingen te nemen. Hun vertrouwen in de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van deze informatie is bijna net zo belangrijk als de werkelijke financiële resultaten van het bedrijf. Daarom is het belangrijk om een systeem te hebben dat de realiteit van de bedrijfsactiviteiten en financiële draagkracht van een bedrijf nauwkeurig vastlegt en te goeder trouw de informatie rapporteert. Er zijn veel gebruikers van boekhoudinformatie, die elk verschillende zorgen over het bedrijf hebben.
Managers moeten de mogelijke resultaten van verschillende zakelijke beslissingen kunnen voorspellen. Medewerkers willen weten dat het bedrijf op een financieel stabiele manier blijft functioneren. Beleggers willen weten hoe een bedrijf hun geld gebruikt om winst te maken, en ze moeten het bedrijf kunnen vergelijken met andere bedrijven om beleggingsstrategieën te evalueren. Leveranciers en andere crediteuren moeten weten wat de financiële prestaties van een bedrijf zijn en of het bedrijf voldoende activa heeft of te veel krediet gebruikt. In brede zin kunnen deze gebruikers worden onderverdeeld in twee basisgroepen: intern en extern. Als gevolg hiervan heeft de boekhouding twee hoofdtakken: management en financieel.
Financiële boekhouding
Financiële boekhouding is de tak van de boekhouding die zich richt op gestandaardiseerde rapportage om informatie te verstrekken aan externe gebruikers. Publiek verhandelde bedrijven, die hun aandelen te koop aanbieden op verschillende beurzen, moeten financiële boekhoudingsrapporten opstellen en deze bij de Securities and Exchange Commission indienen voor publieke bezichtiging. De Financial Accounting Standards Board bepaalt de normen die bepalen hoe financiële boekhouding wordt voltooid. Deze algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, dienen als een raamwerk voor accountants om te gebruiken bij het bepalen van hoe financiële informatie te meten en te registreren.
GAAP schrijft voor dat boekhoudkundige informatie bepaalde kwaliteiten moet hebben: relevantie, materialiteit, betrouwbaarheid, begrijpelijkheid en vergelijkbaarheid. Relevante informatie is informatie die van invloed is op de beslissing die voorhanden is. Materialiteit betekent dat iets belangrijk genoeg is om opgemerkt te worden. Een multi-miljoen-dollarbedrijf hoeft bijvoorbeeld geen zorgen te maken over nauwkeurige rapportage van een transactie van $ 200, maar vindt een transactie van $ 20.000 belangrijk. Betrouwbare informatie is vrij van fouten of manipulaties. De begrijpelijkheid betekent dat informatie duidelijk en op een efficiënte manier wordt gepresenteerd om verkeerde interpretaties te voorkomen. Ten slotte betekent vergelijkbaarheid dat de uitspraken worden gecreëerd en gepresenteerd door de toenmalige geaccepteerde boekhoudmethoden te volgen. Hierdoor kunnen gebruikers het ene bedrijf met het andere vergelijken omdat ze weten dat ze de informatie op dezelfde manier van bedrijf tot bedrijf worden verteld.
Fundamentele grondslagen voor financiële verslaggeving
Financiële boekhouding is gebaseerd op baten en maakt gebruik van de GAAP als kader. Onder GAAP worden opbrengsten vergeleken met de kosten die zijn gebruikt om ze te maken. Inkomsten worden als verdiend beschouwd wanneer het bedrijf goederen heeft geleverd of diensten heeft verleend, ongeacht of contant geld is geruild. Uitgaven worden eveneens geregistreerd wanneer goederen of diensten worden ontvangen. Deze transacties gaan de boeken in tegen hun historische kostprijs en worden later niet geherwaardeerd. Historische kosten zijn objectief, terwijl revaluatie subjectief zou zijn en moet worden vermeden. Deze principes zijn leidend bij het opstellen van de jaarrekening.
De belangrijkste financiële overzichten
In de financiële verslaggeving resulteert elke boekhoudcyclus in drie belangrijke financiële overzichten: de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Uit deze drie uitspraken kunnen gebruikers een breed scala aan prestatieverhoudingen analyseren om gemakkelijk het ene bedrijf te vergelijken met het andere, zelfs wanneer het bedrijf van verschillende grootten is.
De resultatenrekening toont de verschillende inkomsten- en uitgavenrekeningen. Inkomen wordt eerst gepresenteerd. Als er sprake is van voorraad, worden de kosten van verkochte goederen over het algemeen in mindering gebracht op het inkomen, voordat wordt overgegaan op een specificatie van de uitgavencategorieën. De kosten van verkochte goederen en kosten worden van het inkomen afgetrokken om de nettowinst of de "bottom line" van de resultatenrekening te verkrijgen.
Een balans volgt de boekhoudkundige vergelijking. Het toont alle activarekeningen aan de ene kant en de schuld- en aandelenrekeningen aan de andere. Wanneer de boeken aan het einde van een boekhoudperiode worden gesloten, wordt het nettoresultaat weergegeven in de vermogensrekeningen. Er wordt een proefbalans opgesteld, er worden journaalposten aangepast en aan het eind wordt een balans opgesteld waarbij activa gelijk zijn aan de som van verplichtingen en eigen vermogen.
Het overzicht van de kasstromen geeft aan waar de cash van het bedrijf naartoe ging. Hoewel accrual accounting betekent dat transacties worden geregistreerd wanneer verplichtingen worden nagekomen of aangenomen zonder rekening te houden met contant geld, is het nog steeds belangrijk om te weten wat er met de cash van het bedrijf is gebeurd.Het overzicht van de kasstromen legt uit hoe cash binnenkwam en uit het bedrijf ging. Het breekt die stromen naar verschillende soorten activiteiten. Voor een duidelijkere analyse zullen de kasstromen uit bedrijfsactiviteiten afzonderlijk worden getoond van kasstromen uit investerings- of financieringsactiviteiten.
Management accounting
Daarentegen is management accounting veel flexibeler. Het management moet mogelijk op verschillende manieren informatie zien om een beslissing te evalueren. Ze kunnen elk gewenst rapportformaat gebruiken. Managementaccountadministratierapporten mogen niet worden getoond aan externe gebruikers en worden daarom niet beperkt door het gebruik van GAAP.
Management accounting is vaak toekomstgericht en subjectief. Managers moeten misschien kosten-batenanalyses uitvoeren, break-even punten vinden, levenscycluskosten onderzoeken of rapporten opsplitsen in verschillende bedrijfssegmenten dan die vereist in de financiële verslagen. Het grote voordeel van management accounting is dan ook de flexibiliteit om rapporten te manipuleren, zodat ze het nuttigst zijn voor de beslissing die voorhanden is. Het subjectieve karakter van deze rapporten tart GAAP echter, en daarom mogen ze niet aan externe gebruikers worden getoond.
Andere soorten boekhoudgegevens
Belastingadministratie en non-profitorganisatie bevatten meer gespecialiseerde regels dan die welke hier worden besproken. Wanneer u de belastingadministratie bespreekt, hoort u wellicht de term 'boek afstemmen op belasting'. Dit betekent dat de accountant de verschillen uitlegt tussen wat wordt weergegeven in financiële boekhoudrapporten en welke resultaten worden weergegeven in de belastingaangifte. Dit komt omdat de GAAP- en IRS-voorschriften van de Financial Accounting Standards Board verschillen in de manier waarop bepaalde transacties worden behandeld. Een voorbeeld is de behandeling van maaltijdkosten. Hoewel u waarschijnlijk de volledige kosten van een maaltijd in de boeken van uw bedrijf zult weerspiegelen, zal de IRS in de meeste gevallen slechts 50 procent van de kosten toestaan. Uw afstemming zou een regelitem hebben dat de andere helft van de uitgaven als een verklaring toont.
Non-profitorganisatie wordt op een zeer specifieke manier uitgevoerd, omdat bedrijven zonder winstoogmerk vaak op zeer specifieke manieren geld hebben toegewezen. Grant issuers kunnen zeer specifieke beperkingen hebben aan de manier waarop geld kan worden gebruikt. Er kan bijvoorbeeld een subsidie beschikbaar worden gesteld om laagopgeleide vrouwelijke werknemers te helpen bij het vinden van een baan. De non-profitorganisatie zal moeten aantonen dat de subsidies zijn gebruikt om dit doel te bereiken. Ze kunnen deze subsidiegelden niet gebruiken voor andere projecten, of ze moeten het geld terugbetalen aan de emittent. Evenzo kunnen donoren doneren aan een specifiek project in plaats van aan een algemeen fonds van een non-profitorganisatie. Ze zullen willen zien dat de projectdoelen werden behaald. Non-profitorganisatie scheidt gelden in verschillende 'fondsen' om deze rapportage te realiseren.
Hoewel de definitie van boekhoudkundige informatie eenvoudig lijkt, kunt u snel zien hoe het accountingveld is gegroeid tot zoveel specialiteiten. Er zijn mensen die in brede vakgebieden werken, maar veel meer komen in zeer gespecialiseerde rollen terecht. Een persoon kan zich alleen bezighouden met crediteuren, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn facturen op tijd betaalt, zodat de verlichting blijft branden en de inventaris soepel blijft stromen. Een andere persoon zou kunnen beslissen om uitsluitend aan de belastinginformatie van een bedrijf te werken, door te zorgen voor nauwkeurige rapportage en naleving van de regelgeving van alle fiscale entiteiten, federaal of staats-, inkomsten-, verkoop- of loonbelasting. Eén ding is zeker: ze registreren allemaal informatie over de transacties van het bedrijf en gebruiken deze om te rapporteren aan verschillende geïnteresseerde partijen.
