Het is gemakkelijk om onder de misvatting te vallen dat zakelijk geld een van twee dingen doet - binnenkomen of uitgaan. Er is een derde categorie: Limbo.In het ongewisse wacht geld op accounttoewijzing of moet nog worden geïnd of ontvangen. Soms worden deze fondsen bijgehouden via een tijdelijk account, een soort tussenstation. In de volksmond ook wel de "verrekeningsrekening" genoemd, worden deze ook vaak aangeduid als wasrekeningen, ruilrekeningen, nul-balansrekeningen en zelfs slechts tijdelijke rekeningen.
Wat is een verrekeningsrekening?
Het vereffenen van accounts kan soms worden verward met 'tussenrekeningen' - begrijpelijk omdat het beide tijdelijke accounts zijn die wachten op meer informatie voordat een volgende stap kan gebeuren.
Waar ze verschillen is dat een tussenrekening alles is om een mysterie of probleem op te lossen. Misschien heeft een klant in een keer een aantal dingen tegelijk betaald en is er wat moeite om te ontcijferen hoe die betaling mislukt. De betaling gaat naar de tussenrekening totdat dit is opgelost en wordt begrepen waar het geld toe behoort.
De vereffeningsrekening lijkt echter veel op een grootboek dat wordt gebruikt als herinnering voor diensten of goederen die zijn ontvangen of verkocht die nog niet zijn gefactureerd, of andere transacties die nog niet in detail kunnen worden vastgelegd. Soms wordt het gebruikt als een manier om een lopend project te volgen, bijvoorbeeld een kantoorrenovatie waarbij periodiek rekeningen worden ingediend maar die op een later tijdstip een forfaitaire betaling aan een algemene aannemer nodig hebben. Zodra de betaling verschuldigd en gedaan is, kan deze op de juiste rekeningen worden geboekt en van het verrekeningsaccount worden gewist.
Een ander voorbeeld is een bedrijf dat aan fiscale eindejaarsboeken werkt. Ze kunnen hun inkomsten en kosten met betrekking tot dit project boeken in de tijdelijke of clearing-account totdat de beoordeling is voltooid. Op dat moment kunnen ze genoemde inkomsten en uitgaven van de verrekeningsrekening overdragen op hun netto-inkomsten.
Wanneer een bedrijf een verrekeningsrekening nodig heeft
Het volume heeft over het algemeen veel te maken met het nodig hebben van accounts. Stel dat er payroll is om mee te kampen. De payroll-verrekeningsrekening moet een rekening met een saldo op nul zijn. Net nadat de betalingen zijn geteld, worden ze, voordat ze worden uitgegeven aan werknemers, overgemaakt naar de verrekeningsrekening. Wanneer ze worden verzilverd, wordt het account weer op nul gezet en worden alle betalingen geregistreerd.
Misschien is er een bedrijf dat veel contant geldzaken doet, zoals een jamsdienst die de hele dag door mensen verzamelt en contant ontvangt bij elke stop of twee. Deze eigenaar kan een verrekeningsrekening gebruiken om snel transacties en contanten te registreren totdat hij op de dag van het einde of aan het einde van de week geld kan opnemen en toewijzen aan hun juiste rekeningen.
Wanneer er een gestage stroom van inkomsten binnenkomt of uitgaat, kan een verrekeningsrekening nuttig zijn om bij te houden wat er in de transitie is of waar rekening mee moet worden gehouden in de komende weken.
Het is belangrijk op te merken dat het hele doel van het gebruik van clearing-accounts is om het leven tijdens de overgangsfase eenvoudiger te maken met geld. Als iemand slechts één verrekeningsrekening gebruikt voor alle soorten transacties, verslaat het het doel.
Een bedrijf moet in plaats daarvan een payroll-clearing-account hebben en een ander voor het beheren van uitgaven, enzovoort. Door dit te doen, worden gelden in de juiste categorieën bewaard voor eenvoudiger oplossen van problemen en monitoring indien nodig. Er is geen limiet voor het aantal clearingaccounts dat een bedrijf kan gebruiken in boekhoudpraktijken, omdat het om niet-balansrekeningen gaat die niet zijn bedoeld voor eindboekhoudingen. Het gaat allemaal om wat logisch is voor het vastleggen van transacties en het boeken van boeken.
Hoe een Clearing-account op te zetten
Het opzetten van een clearing-account hangt af van waar u het doet. Zeg Quickbooks is uw software naar keuze. Open "lijsten", selecteer vervolgens "Rekeningschema" en klik met de rechtermuisknop ergens hier en selecteer vervolgens "nieuw". Er zou nu een venster "nieuwe account toevoegen" moeten verschijnen, dus selecteer de "bank" -knop. Quickbook merkt op dat er verschillende soorten accounts kunnen worden gekozen, maar 'bank' is het beste voor een clearing-account vanwege de flexibiliteit die het biedt.
Met "Bank" kunt u op de rekening betalen met "betalingen ontvangen" of "stortingen doen". Bij uitbetaling kunt u "cheques" of "facturen betalen" gebruiken. Een ander voordeel is dat de bankrekening een balans zal zijn. zowel als een kasstroomoverzicht, dat wordt weergegeven als saldi en ook als saldi.
Dan is er de praktische kant, omdat het toewijzen van onkosten aan overhead of klasse met nulcontroles betekent dat u een "bank" -rekening voor de verrekeningsrekening nodig hebt.
Maar terug naar het aanmaken van het verrekeningsaccount: als je "bank" hebt geselecteerd, druk je op "doorgaan" en voer je nu een titel in het veld accountnaam in - wissen, ruilen, wassen, tijdelijk zijn allemaal goede namen voor dit account en misschien voor welke afdeling. Zoals, "betalingsrekening voor betalingsopdrachten".
Voer nu geen beginsaldo in. Bewaar het gewoon en sluit het.
Maar wacht, er is meer
Elke boekhoudsoftware biedt verschillende opties en accountcontroles. Hun productondersteuning bevat stappen voor het installeren van verrekeningsaccounts voor dat systeem. Als uw bedrijf een klein bedrijf is en u voor de jaarafsluiting externe diensten inschakelt, is het verstandig uw accountant te raadplegen om te zien wat zij voorstelt als de beste manier om clearing-accounts voor te bereiden op de behoeften van uw bedrijf. Ze kan aangeven welke categorieën clearingaccounts uw activiteiten ten goede komen.
Of u nu Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks of een ander boekhoudsysteem gebruikt, hun ondersteuningspagina's leggen uit hoe u accounts kunt opschonen, omdat ze zo fundamenteel zijn voor de meeste zakelijke boekhoudpraktijken. Sommige cloudgebaseerde boekhoudsoftware en zelfs Quickbooks hebben invoegtoepassingen van derden die op maat gemaakte clearing-accountoplossingen bieden die wellicht de moeite van het onderzoeken waard zijn.
Verantwoording houden met Clearing Accounts
Clearing-accounts zijn geweldig voor het beheren van de geldstroom en voor het bijhouden van cashpatronen. Maar dit alles kan misgaan als er niemand verantwoordelijk is voor het actueel houden van de clearing-account.
Een verrekeningsrekening moet maandelijks worden beoordeeld. Verzoening is een cruciale rol bij het opruimen van accountsuccessen. Zonder afstemming zijn clearing accounts allesbehalve duidelijk.
Een maand is voldoende tijd om een operatiereis aan te duiden voor elke transactie die op het clearing-account staat. Dat is voldoende tijd voor het overbrengen van het juiste geld naar de genoemde accounts voor deze vermeldingen.
Alles wat na deze duur overblijft in de verrekeningsrekening, is een transactie die moet worden achterhaald. Zoals, waarom wordt die cheque niet verzilverd door een verkoper? Is het zelfs ontvangen? Als dat niet het geval is, kan het een akelige indruk maken dat het bedrijf in staat is om aandelen te ontvangen of de benodigde diensten tijdig te ontvangen.
Het garanderen dat cheques worden verzilverd, niet alleen het ontvangen van stortingen, maakt deel uit van een succesvol bedrijf zijn. Immers, wanneer dienstverleners beseffen dat u verantwoordelijk bent voor geld dat komt en gaat, creëert het betere werkrelaties voor de lange termijn, omdat zij weten dat u aandacht besteedt aan het terugbetalen van hun diensten.
Hoe Clearing-rekeningen op een balans te schrijven
Payroll is een populair gebruik voor een verrekeningsrekening en het is een goed voorbeeld van hoe een verrekeningsrekening functioneert.
Zoals bij alle vereffeningsrekeningen, zijn de accounts voor loonverrekening een saldo met een saldo. Vanwege het jaar-op-jaarkarakter van de loonlijst en hoe dingen zo vaak kunnen veranderen in bronbelastingen en andere aftrekken, is het geweldig om een verrekeningsrekening te gebruiken om deze dingen met elkaar te verzoenen. En als er fouten optreden of aanpassingen moeten worden aangebracht, kan het een eenvoudiger proces zijn om op te lossen wanneer het in een onderhanden werkaccount voor vereffening staat versus een regelitem in A / P of A / R. Daarom houden accountants van het gebruik van clearing-accounts - het helpt rommelige items elders voorkomen.
- Lonen $ 22.476
- Werknemerscompensatie $ 1.348,56
- Werkgever Belastingen $ 4.719.96
- Payroll-kosten $ 77
- Clearing accountsaldo $ 28.621,52
Al deze bedragen worden vermeld als een debet aan de linkerkant van het boekhoudingsboek. Het saldo van de clearingrekening is het totaal van de lonen, de arbeidskosten, de belastingen op werkgevers en de loonkosten - alle bedragen die betrokken zijn bij het verstrekken van lonen.
Aan de rechterkant van het grootboek wordt een credit genoteerd als $ 28.621,52, hetzelfde als het totaal van de loongerelateerde bedragen van de clearingrekening.
Zodra de loonstrookjes zijn geïncasseerd, moet de som overeenkomen met $ 22.476, en dit kan worden verzoend met nul. Wanneer de betaalde vergoeding van de werknemer naar de overheid gaat, wordt die nul. Dit geldt ook voor belastingaangiften en het betalen van de salarisadministratie.
Dus omdat elk regelitem wordt uitbetaald of wordt uitbetaald gedurende de maand of aan het einde van de maand, wordt het afgestemd en nadat alles is gezegd en gedaan, moet de verrekeningsrekening terugkeren naar een nulsaldo. Dit is waar de term "zeroing out" vandaan komt - het is wat het resultaat is als clearing-accountitems met elkaar worden afgestemd.
Hoe nota te nemen van het wissen van accounts op QuickBooks
Het Intuit-team achter Quickbooks heeft het gebruik van clearing-accounts een vrij eenvoudige procedure gemaakt.
Maak eerst een journaalboeking en voeg vervolgens de uitgaande of ontvangen rekening toe van welke je beweegt geld. Voeg nu het verrekeningsaccount toe. Bewaar deze journaalboeking.
Maak vervolgens een tweede journaalboeking en voeg het verrekeningsaccount aan dit item toe. Voeg vervolgens het A / P- of A / R-account toe waarnaar je zal geld verplaatsen.
Ten slotte koppelt u in 'Betaalrekeningen' of 'Betalingen ontvangen' deze twee journaalboekingen samen.
Wanneer nul-saldi niet gebeuren
Of ze nu worden gebruikt voor loonadministratie, crediteurenadministratie, contante transacties die later moeten worden afgewikkeld of vorderingen ontvangen, clearingaccounts moeten bijna altijd terugkeren naar nul nadat transacties zijn binnengekomen en opgestart. Wanneer accounts worden gecorrigeerd, worden ze niet gelijkgesteld aan nul, maar dit veroorzaakt problemen die in het grootboek terechtkomen.
Reconciliatie is hetzelfde als bij andere accounts. Als er betalingen binnenkomen die niet overeenkomen met de dollar voor de dollar, is het belangrijk om te vragen waarom. Als betalingen uitkomen voor onjuiste bedragen, moet dat worden opgelost. Als cheques niet worden verzilverd, is het tijd om ze te laten incasseren. Dit alles gaat over het afstemmen van de verrekeningsrekening. Wanneer de correcte totalen op nul worden gezet, raakt de verrekeningsrekening een nulbalans en kan het proces van clearing opnieuw beginnen.
Laatste overwegingen
Wanneer kleine bedrijven erbij betrokken zijn, kan het goedkeuren van accounts nadelen hebben. Als er onvoldoende transacties zijn om het toevoegen van deze laag transparantie en redundantie te rechtvaardigen, kan het extra werk zijn dat niet nodig is. Onopgeloste items die uit zijn door centen en dollars kunnen meer gedoe veroorzaken dan ze waard zijn, maar als je daarbovenop blijft op een week-tot-week en maand-tot-maand basis, kun je deze tot een minimum beperken.
Het is ook mogelijk dat het een negatieve invloed heeft op de resultaten van kleine bedrijven. Het kan zijn dat het overboeken naar een clearing account kan betekenen dat u rentewinsten verliest op bedrijfssparen, wat waarschijnlijk niet een grote som is, maar telt niet elke cent mee in de gezondheid van kleine bedrijven?
Uiteindelijk kan het opschonen van accounts een geweldige tool zijn voor veel bedrijven. Of het verhandelen van accounts voordelig is voor uw bedrijf komt neer op het aantal transacties en hoeveel handen er zijn betrokken bij de bedrijfsadministratie. Als u op zoek bent naar betere transparantie en een schoner boekhoudkundig boekwerk, kan het opschonen van accounts de oplossing zijn die u zoekt.
