De manier waarop u een envelop naar een postkantoor (Postbus) adresseert, lijkt misschien onbeduidend, maar in de bedrijfswereld kunnen zelfs de kleine details uw professionele persoonlijkheid maken of breken. Ook hoe goed u uw e-mail adresseert, kan invloed hebben op de manier waarop het wordt afgehandeld en de snelheid waarmee het wordt afgeleverd, volgens de United States Postal Service (USPS). Hoe nauwkeuriger het adres, hoe beter. Dus, voordat u het volgende kleine of grote poststuk naar een leverancier, onderaannemer, potentiële financier, klant of potentiële klant stuurt, voegt u de juiste toevoeging toe aan de P.O. vaknummer en controleer een paar andere mailinggegevens.
Postwissel Vak of straatadres
Wanneer u een envelop aan een klant of een medewerker adresseert, neemt u de P.O. doosnummer en het straatadres. Gebruik de ene of de andere, niet beide. Als u besluit het straatadres te gebruiken en het een richting bevat, zoals ZW voor Zuidwest, laat het dan niet weg. Een straatadres kan variëren, afhankelijk van de richtlocatie, terwijl een postbus een uniek genummerd sluitvak is.
Perioden en afkortingen
Hoe zit het met de perioden in de term P.O. doos? En zou u zijn verkorte vorm moeten gebruiken om een envelop aan te pakken? De USPS geeft er de voorkeur aan dat u alle perioden (en komma's) weglaat en standaardafkortingen gebruikt in het adresblok, dus schrijf het gewoon op als "PO BOX", niet "PO Box".
De positie van de P.O. Vaknummer in het adresblok
Het adresblok bestaat uit alle regels in een adres. De volgorde van elke regel is belangrijk voor een efficiënte afhandeling. Begin een postadres met de naam van de ontvanger, ongeveer gecentreerd op de envelop. Onder de naam, voeg een bedrijfsnaam toe, indien van toepassing. Voeg vervolgens het postbusnummer (of het adres van de straat) toe. Voer op de laatste regel de stad, staat en postcode in.
- JOE RECIPIENT
- ONTVANGENDE AANNEMING
- PO Box 123
- CHICAGO IL 60601
Schrijf voor alle binnenlandse of internationale e-mail adressen zo leesbaar mogelijk op. Conform de USPS-normen lijnt u elke regel van het adresblok naar links uit en schrijft u bij voorkeur alle woorden en afkortingen in hoofdletters. Nogmaals, geen menstruatie of komma's. Schrijf uw retouradres in hetzelfde formaat als het adresblok. Plaats het retouradres in de linkerbovenhoek van de envelop.
Omgaan met P.O. Box-aanduidingen
Als u een adres opzoekt en merkt dat de P.O. boxnummer verschijnt samen met een aanduiding, zoals CALLER, BIN of DRAWER, laat de aanduiding op de envelop achterwege. In plaats van 'BIN M' te schrijven, schrijft u bijvoorbeeld 'PO BOX M' wanneer u uitgaande e-mail adresseert.
De leesbaarheid en efficiëntie verbeteren
Bedrijven hebben meestal veel inkomende en uitgaande e-mail, dus het handmatig schrijven van adressen lijkt onpraktisch. Overweeg een printer te gebruiken om adreslabels te maken die de leesbaarheid van het adres en de efficiëntie van de werklast verbeteren. Als u een USPS-account hebt, kunt u de Click-N-Ship-functie gebruiken om labels af te drukken voor prioritaire e-mail, postzegels te kopen, een voorkeurstaal in te stellen voor uw internationale klanten en meer. Gebruik maken van dergelijke tools helpt niet alleen bij het verbeteren van uw professionele imago, maar, belangrijker, verdient tijd om uw onderneming te laten groeien.
