Oude gewoontes doorbreken of nieuwe leren is voor sommigen moeilijk. Dit kan een uitdaging zijn op de werkplek als werknemers al lange tijd dezelfde routine volgen en zich niet op hun gemak voelen bij alles wat zij als verstoringen ervaren - of zelfs bedreigingen - voor werkzekerheid. Hun bereidheid om zich aan te passen aan veranderingen hangt grotendeels af van de manier waarop veranderingen in schriftelijk beleid en procedures aan hen worden gepresenteerd.
Vaststellen of verandering nodig is
Een populair axioma suggereert dat als iets niet wordt verbroken, het niet hoeft te worden hersteld. Op de werkplek echter, stagneert een omgeving die vasthoudt aan de oude manier om dingen te doen 'alleen maar omdat' achter de concurrentie aan zal gaan als het niet op de hoogte blijft van ideeën, trends en technologische vooruitgang die het kunnen helpen beter te presteren. Deze omvatten factoren zoals ultramoderne apparatuur, samenvoeging, uitbesteding en zelfs inkrimping om middelen beter te beheren. Alvorens nieuwe beleidslijnen en procedures voor te stellen, is het van cruciaal belang om te beoordelen hoe deze direct en indirect de onderneming ten goede zullen komen, hoe lang het zal duren om deze volledig te integreren in bestaande activiteiten en denkrichtingen, wat de voorgestelde wijzigingen zullen kosten en wat de gevolgen zullen zijn als het bedrijf doet helemaal niets.
Relevantie en participatie
Mensen van elke leeftijd houden er over het algemeen niet van om te horen wat ze moeten doen, vooral als ze denken dat ze worden bevolen om iets te doen zonder een goede reden. Verder, als hun mening over het onderwerp niet vooraf werd gevraagd, is de kans groter dat ze weerstand zullen bieden omdat ze denken dat de krachten die het zijn - of het nu ouders, echtgenoten of bazen zijn - geen respect hebben hen. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw frontofficepersoneel door Spaanse taalcursussen gesponsord wordt, moeten zij de verbinding zien tussen deze nieuwe vaardigheden en hun interacties met Spaans sprekende klanten die vervolgens meer zaken zullen genereren, de bedrijfswinsten verhogen en resulteren in verhogingen, bonussen en hogere commissies. Hoewel het niet altijd praktisch of raadzaam is om elke nieuwe regel aan een commissiestemming te onderwerpen, is het steeds beter om medewerkersfeedback en ideeën te vragen om beter te anticiperen op de reacties van hun werknemers op overgangsbeleid en -procedures.
Het bericht afleveren
Of u nu een nieuw beleid introduceert met betrekking tot kantoorbeveiliging of opleidingsmateriaal verstrekt voor het bedienen van een nieuw apparaat, u moet niet alleen beslissen hoe de informatie wordt verpakt en verspreid, maar ook hoe de effectiviteit ervan wordt gemeten. Als het bijvoorbeeld om een beleidswijziging gaat, moet u beslissen of het in een memo-indeling is, per e-mail wordt doorgestuurd of dat u via een interne website toegang krijgt en dat medewerkers regelmatig controleren op updates en aankondigingen van het bedrijf. De methode die u kiest, hangt af van de grootte van het kantoor, de urgentie van het probleem en het vermogen van de werknemers om verantwoordelijkheid te nemen. Als het een procedureel document is, moet u beslissen of het alleen tekst is, tekst met afbeeldingen of tekst met foto's. De aanpak die u kiest, zal gebaseerd zijn op de complexiteit van de taak en het materiaal, evenals op het intellect van de beoogde lezers. De meting van het succes van het nieuwe beleid of procedure zal kwantitatief of kwalitatief zijn op basis van kwartaalstappen. Een nieuwe regel kan ook worden uitgeprobeerd op basis van een proefprogramma of worden opgesplitst in kleinere segmenten om de werknemers geleidelijk aan een andere routine te geven, in plaats van een radicale verandering die zich van de ene dag op de andere voordoet. Voorbeeld: de overgang naar een "papierloos kantoor" zou beginnen met werknemers die leren scannenapparatuur te gebruiken, waardoor het aantal kopieën dat fysiek wordt opgeslagen wordt verminderd en de archiefkasten helemaal worden geëlimineerd.
gevolgen
Wanneer u een nieuw beleid aankondigt dat "Casual Friday" wordt geannuleerd om het imago van het bedrijf te verbeteren, is uw verwachting dat werknemers er de volgende vrijdag professioneler uitzien. Als ze zich nog steeds nonchalant aankleden, is het echter een product van hun gewoon vergeten dat het nieuwe beleid van kracht is geworden (soms kan de leercurve traag verlopen) of een opzettelijke beslissing van hun kant om het te negeren. Als uw geschreven beleid geen vermelding bevat van de manier waarop de nieuwe regel wordt afgedwongen, zal het moeilijk worden om iemand ertoe te bewegen het serieus te nemen. Bij het opstellen van een sectie die gevolgen heeft, is het belangrijk dat u de taal beoordeelt met een vertegenwoordiger van HR en / of een advocaat om ervoor te zorgen dat (1) de discipline geschikt is, (2) de discipline consistent is met de vakbondswetten, (3) de taal is duidelijk en gemakkelijk te begrijpen en (4) de discipline is redelijk en zal de werkstroom niet verstoren. Een werknemer kan bijvoorbeeld blij zijn om te lezen dat "iedereen die de vrijdag-dresscode overtreedt, onmiddellijk naar huis zal worden gestuurd om te veranderen" (vooral als het toch een uur of twee was om zonder werk te zitten precies wat hij wilde).
