Hoe een SOP-sjabloon te maken

Standard Operating Procedures (SOP's) zijn een populaire manier om consistente begeleiding te bieden aan werknemers binnen een organisatie. Idealiter, als je iemand van de straat haalt, moet die persoon de taak kunnen voltooien zonder iets anders dan een SOP en de benodigde hulpmiddelen. Een belangrijk uitgangspunt van elke SOP-portefeuille is het maken van een SOP-sjabloon voor consistentie. Je hebt geen dure software of vaardigheden nodig; je hoeft alleen maar de vereiste elementen in balans te brengen en hoe je de sjabloon eruit wilt laten zien.

Items die je nodig hebt

Computer
Tekstverwerkingssoftware

Open een nieuw tekstverwerkingsdocument. Sla het bestand op met de naam die u wilt gebruiken voor uw SOP-sjabloon en de datum voor versiebeheer. Bijvoorbeeld: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Voeg een tabel in de koptekst in. Het aantal rijen en kolommen in deze tabel is aan u; Houd er rekening mee dat u ten minste een cel nodig heeft voor het SOP-nummer, de titel en goedkeuring of de ingangsdatum van het document. U kunt ook een cel gebruiken voor het paginanummer en het bedrijfslogo of de naam als u dat wilt. Het leuke aan de tabel in de kop is dat deze in het hele document wordt herhaald terwijl u pagina's toevoegt.

Plaats een grote tabel op de eerste pagina van het document. Deze tabel bevat uw SOP-nummer en titel bovenaan, gevolgd door cellen voor handtekeningen van sleutelpersoneel, zoals de auteur van het document en goedkeurende ambtenaren, met hun namen, titels en datums ondertekend. Typ koppen voor elke cel, zoals 'SOP-titel' voor de bovenste cel, 'SOP-auteur' voor de volgende cel en 'QA-goedkeuring' voor het juiste aantal cellen.

Maak secties voor de introductie, verantwoordelijkheden, materialen en apparatuur (indien van toepassing) en procedure. Andere secties kunnen woordenlijsten van afkortingen, termen of producten bevatten. Omdat dit een sjabloon is, wilt u misschien een of twee zinnen toevoegen die beschrijven wat er van elke sectie wordt verwacht als u van plan bent meerdere SOP-auteurs te hebben.

Formatteer je secties. Een van de meest gebruikelijke manieren om SOP-secties te presenteren, is om een belettering, nummering of combinatiesysteem voor elke sectie te starten. Je kunt ook kogels en streepjes gebruiken. Onthoud echter dat het eenvoudiger is om SOP's te verwijzen naar of te herzien om naar een sectie te verwijzen met de letter / het cijfer.Laat zien hoe het formaat van de volgorde eruit moet zien voor elke volgende regel in een sectie, zoals "A, B, C"; "1, 2, 3"; of "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Voeg nog twee tabellen toe aan het einde van de sjabloon. Een van de tabellen zou moeten zijn om externe referenties op te lijsten of voor bijlagen en formulieren die u kunt toevoegen aan de SOP voor versieveranderingen. De andere tabel kan zijn voor het documenteren van de versiegeschiedenis van de SOP en eventuele redenen voor wijzigingen. Deze tabellen kunnen de notatie / belettering gebruiken die de rest van de sjabloon gebruikt.

Sla het document op als een alleen-lezen sjabloonbestand. Dit helpt voorkomen dat uw sjabloon per ongeluk wordt overschreven door de gebruiker te dwingen het document onder een andere naam op te slaan als het wordt gewijzigd.