Een journaalboeking voorbereiden. Terwijl u uw bedrijfsfondsen bijhoudt, moet u georganiseerd zijn met uw journaalboekingen. Door de debiteringen en tegoeden bij te houden voor leveringen, zakelijke uitgaven, verzekeringen, contanten, inkomsten, bankkosten en elke andere vorm van gelduitwisseling, kunt u uw financiële situatie continu volgen. Uw controlesysteem begint met de journaalboeking.
Noteer de datum, inclusief het jaar en het tijdstip van het item in de eerste kolom. Het dateren van uw invoer zorgt voor een eenvoudige manier om later een specifiek item te vinden.
Maak een lijst van het account dat voor de transactie is gebruikt. Merk op of de ruil afkomstig was van verkoop, contanten, verzekeringen, zakelijke uitgaven of een ander type rekening. Houd dit kort, met behulp van afkortingen en accountbijnamen. Voor de duidelijkheid, een lijst van alle mogelijke accounts op een aparte pagina voor de lezer om te verwijzen.
Merk op of de transactie een debet of een creditering was. Een debet geeft aan dat er geld van de rekening is genomen om een schuld te betalen. Een credit geeft aan dat geld op de rekening is gestort als betaling.
Noteer het bedrag van de transactie. Dit is gewoon de hoeveelheid geld, in dollarformaat, van de ruil in dit bericht. Overweeg om afschrijvingen tussen haakjes te zetten, kleurcodes te gebruiken of plus- en mintekens te gebruiken om positieve en negatieve bedragen aan te duiden.
Beschrijf de informatie die nodig is om de transactie te begrijpen, zoals de naam van een leverancier of een wijziging in de bezorging. Houd deze informatie beknopt. De lezer zou in staat moeten zijn om de extra informatie te begrijpen zonder door te veel woorden te waden.
