Een basisbegroting geeft een overzicht van alle verwachte kosten van een project. Een goed beheerd project zal een basisbegroting bevatten, zodat de voortgang kan worden gevolgd aan de hand van de verwachtingen. Een standaard baselinebudget bevat afzonderlijke items onder de twee brede categorieën 'materialen' en 'arbeid'. Een baseline bevat vaak een plan in de tijd.
Budgetitems
Een baselinebudget moet directe kosten, indirecte kosten, mogelijke onvoorziene gebeurtenissen en verwachte winst omvatten. Directe kosten omvatten materialen, arbeid en uitrusting. Indirecte kosten omvatten overheadkosten voor kantoorruimte en personeel dat niet direct betrokken is bij het project, evenals kosten voor telefoons, briefpapier, verzendkosten, reizen, belastingen en vergoedingen.
Verantwoording
Vasthouden aan een budget stimuleert creativiteit. Wanneer leden van een projectteam een 'geld is geen object'-houding hebben, neigen ze om geld naar problemen te gooien in plaats van creatieve oplossingen voor hen te vinden.
De basislijn wijzigen
De budgetbasis voor een project kan om twee redenen veranderen. De reikwijdte van het project kan worden uitgebreid, waardoor nieuwe of duurdere budgetitems nodig zijn. In de loop van het project zijn een of meer taken mogelijk onderschat en moet de basislijn worden bijgewerkt.
Busting van de begroting
Het evalueren van de voortgang van het project ten opzichte van de basislijn biedt de organisatie de mogelijkheid om de scope van een project te wijzigen of af te breken. Een project met zware kostenoverschrijdingen kan een zwak punt in de oorspronkelijke schatting van potentiële winstgevendheid of een zwakte in de projectmanager blootleggen. Zonder de baseline is het onmogelijk om het succes of falen van het project te meten.
