Duidelijk, goed geschreven beleid en procedures zorgen ervoor dat de dagelijkse activiteiten uw langetermijnvisie en missie weerspiegelen. Ze creëren ook een kader voor het maken van consistente en eerlijke beslissingen en werken om de juridische belangen van uw bedrijf te beschermen. Het adoptieproces, dat meestal bestaat uit beoordelen, testen, wijzigen en ratificeren, is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat beleid en procedures de kans op het behalen van deze doelstellingen verbeteren in plaats van belemmeren.
Overzicht van beleid en procedures Concepten
De goedkeuringsfase, de derde fase van de levenscyclus van beleid en procedures, begint met een grondige beoordeling. In veel bedrijven voert het managementteam een eerste beoordeling uit voordat ze voorstellen voor wijzigingen, testen of goedkeuring doorvoert. Kijk of een voorgesteld beleid een link legt naar een strategische doelstelling en of procedures linken naar een bovenliggend beleid. Zorg er ook voor dat de woordenstroom begrijpelijk is en richt zich op het beoogde publiek. Stuur elk schrijven dat de eerste beoordeling mislukt, terug naar de schrijver voor herziening.
Feedbackregels opstellen
Maak regels, inclusief deadlines, voor het geven van feedback over wijzigingen of complete revisieverzoeken. Alles wat na een eerste beoordeling wordt teruggestuurd, moet de juiste feedback bevatten en geen verklaring zoals 'geen mening'. Stel bijvoorbeeld dat feedback moet beginnen met uitspraken als 'het ontwerp vereist minimale wijzigingen' of 'het concept is onaanvaardbaar en vereist aanzienlijke wijzigingen om effectief te zijn. "Volg deze openingsinstructies met specifieke wijzigingen of aanbevelingen voor herziening.
De testfase
Implementeer het beleid en de bijbehorende procedures met een beperkt publiek en een specifieke tijd. Meestal is het publiek de afdeling of gebruikers die het meest direct worden getroffen. Het tijdsbestek moet lang genoeg zijn om het effect op de dagelijkse activiteiten en mogelijke gevolgen te evalueren. Instrueer managers en betrokken werknemers om feedback te geven over de vraag of de resolutie effectief is, of dat wijzigingen een resolutie effectiever, efficiënter of beter kunnen maken in overeenstemming met een nalevingsrichtlijn.
Ratificeren en implementeren
Ratificatie is de laatste stap in het goedkeuren van beleid en procedures. Voor een klein bedrijf met een platte organisatiestructuur en weinig besluitvormers kan dit net zo eenvoudig zijn als de eigenaar van het bedrijf het ondertekenen en instrueren van personeel om de resolutie in de werknemershandleiding in te voegen. Voor een middelgroot of groot bedrijf houdt ratificatie meestal een laatste beoordeling en discussie in, gevolgd door een goedkeurende stem. Na goedkeuring gaan beleidslijnen en procedures over naar de implementatiefase.
