Servicegerichte bedrijven hebben vaak moeite om tijdige betalingen te ontvangen, omdat kopers niet iets tastbaars ontvangen dat vooraf moet worden betaald. Als een klant niet reageert op uw eerste factuur, moet u een vervolgverzoek sturen voor betaling. Voor veel klanten is een eenvoudige herinnering alles wat nodig is, maar in sommige gevallen moet je misschien moeilijk worden.
Geef specifieke details
Uw betalingsverzoek moet een factuur bevatten of specifiek de services beschrijven die u hebt uitgevoerd en hun specifieke kosten. Wanneer de aangeboden services duidelijk zijn omschreven, zijn sommige klanten eerder geneigd om te betalen omdat ze zien dat ze iets hebben teruggekregen voor hun geld. Een advocaat moet bijvoorbeeld de specifieke taken beschrijven die zijn uitgevoerd, het tijdstip waarop de taken zijn uitgevoerd en de overeengekomen prijs of tarief.
Geef een Easy Out
Het kan verleidelijk zijn om een sterk geformuleerd betalingsverzoek te sturen, maar iedereen vergeet soms een rekening. Geef je cliënt een makkelijke vlucht, in plaats van hem te beklagen wegens zijn delinquentie. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik weet dat je het druk hebt en de laatste factuur is misschien begraven geworden onder de berg werk die je hebt." Dit helpt uw cliënt zijn gezicht te redden en verzekert hem dat uw relatie ongeschonden kan blijven als hij betaalt - een bijzonder belangrijke geruststelling als u een professional bent op wie de klant is gaan vertrouwen.
Stop werk
Wanneer een klant een langere periode niet heeft betaald, kan dit een signaal zijn dat de klant de betaling zal blijven vermijden. Dit betekent meestal dat u moet stoppen met werken totdat u de betaling ontvangt. Om dit op een professionele, niet-bedreigende manier over te brengen aan de klant, wees direct maar vriendelijk. Probeer eens te zeggen: "Ik vond het leuk om met u samen te werken en wil u graag helpen met het voltooien van uw verbeteringsproject. Maar ik kan niet werken zonder betaling, dus ik betreur het dat ik niet door kan gaan met het project totdat we op de hoogte blijven van uw betalingen."
Opvolgen
Uw brief moet een duidelijke betalingstermijn bevatten. Je zou kunnen zeggen: "Laat het me alsjeblieft weten als je vragen of opmerkingen hebt, maar als ik niets van je hoor, verwacht ik dat ik de betaling voor de 15e ontvang." Volg dan een sterker geformuleerde brief. Deze vervolgbrief is de brief waarin u het contract van de koper moet vermelden en een duidelijke betalingsdatum moet aangeven. Let op de specifieke actie die u zult ondernemen als de betaling niet is ontvangen. Bijvoorbeeld: "Ik hoop dat we zullen blijven samenwerken. Als ik op de 15e geen betaling ontvang, heb ik geen andere keuze dan de kredietbureaus op de hoogte te brengen dat u een onbetaalde balans hebt, en ik zal alle rechtmatige rechtsmiddelen die voor mij beschikbaar zijn om een passende vergoeding te ontvangen."
