Als bedrijfseigenaar moet u mogelijk van tijd tot tijd projecten voor bedrijfsverbetering uitvoeren, zoals de aanschaf van nieuwe apparatuur die moet worden gemonteerd, een nieuw gebouw moet toevoegen of bijvoorbeeld een magazijn moet vergroten. Deze projecten kunnen enkele maanden duren en het is belangrijk om een manier te hebben om kosten na verloop van tijd te volgen om budgetoverschrijdingen te voorkomen.
Het is ook belangrijk om een beveiliging te hebben om te voorkomen dat u eerder dan gepland betaalt voor werk dat nog niet is voltooid. Het lopende kapitaal van de balans of de CWIP-rekening wordt gebruikt om de kosten voor dit soort projecten bij te houden, waardoor u inzicht heeft om eventuele problemen op te lossen voordat ze grotere problemen worden.
Tips
-
Kapitaal werk in uitvoering, of CWIP, is een activarekening op de balans. Het wordt gebruikt om actuele kosten te registreren die betrekking hebben op langetermijnprojecten, zoals het bouwen van een nieuw gebouw. Zodra het project is voltooid, worden de kosten verplaatst naar een inventaris van activa en installaties.
Wat is kapitaalwerk dat gaande is?
Deze terminologie wordt gebruikt bij de administratieve verwerking om de kosten te benoemen die gemoeid zijn met de constructie van een groot activum, zoals een nieuw gebouw. Terwijl het gebouw in aanbouw is, wordt het geregistreerd als werk in uitvoering, of WIP, eerder dan als een voltooid goed. Als het gebouw klaar is, wordt het anders opgeslagen. Voor de duur van het bouwproject worden de bouwkosten geaccumuleerd en vastgelegd op een manier die helpt bij het volgen van de voortgang van het project naar zijn voltooiing.
Work-in-Progress accounting
Het proces van het vastleggen van de transacties voor CWIP houdt in dat een afzonderlijke rekening wordt gebruikt die valt onder het gedeelte over de langetermijnactiva van de balans en vaak wordt aangeduid als "lopende bouwwerkzaamheden". Bouw en kapitaal zijn twee termen die soms door elkaar worden gebruikt, hoewel kapitaal een algemenere term is die ook andere soorten projecten kan omvatten, zoals de aanschaf van nieuwe apparatuur waarvoor assemblage nodig is.
De kosten in verband met een lopend kapitaalproject worden geregistreerd als afschrijvingen om het saldo van de WIP-activarekening te verhogen. Het project wordt niet onderworpen aan enige afschrijving totdat het voltooide gebouw of ander actief is voltooid en in bedrijf is gesteld. Na voltooiing worden alle kosten in de WIP-account gerelateerd aan het project overgedragen naar een nieuwe activarekening met behulp van debetboekingen.
Het voltooide project
Bij de voltooiing van het project draagt de bedrijfsaccountant alle kosten over van het WIP-journaal naar een nieuwe activarekening. Het voltooide activum, zoals een nieuw gebouw of magazijn, wordt nu weergegeven op de balans van de onderneming als een actief onder de sectie Materieel, uitrusting en apparatuur.
WIP-gegevens controleren
Veel problemen kunnen wijzen op het administreren en bijhouden van WIP-kosten. Daarom is het logisch om alle details in een afzonderlijke account te bewaren tot het project is voltooid. Een aannemingsfirma kan bijvoorbeeld te veel betalen door te vragen om betaling wanneer het nog niet de juiste bouwmijlpalen heeft bereikt. Een project kan maar voor 25 procent zijn voltooid, maar toch is 40 procent van het budget al gebruikt, bijvoorbeeld.
Wanneer een bouwproject het budget dreigt te overschrijden, wordt dit gemakkelijker te herkennen als het bedrijf zijn WIP-account beoordeelt en een soort rapport produceert dat regelmatig moet worden gecontroleerd, bijvoorbeeld maandelijks of wekelijks. Andere problemen, zoals een bouwbedrijf dat achterloopt op de facturering, kunnen in de toekomst een kasstroomprobleem opleveren als het in één keer betaling van een groot bedrag verwacht.
Veel boekhoudsoftwarepakketten hebben enige mogelijkheid om WIP te volgen, maar het kan ook in een spreadsheet worden gedaan. Het proces omvat het hebben van projectmijlpalen en het toepassen van een voltooiingspercentage dat gedurende de hele levensduur van het project wordt bijgewerkt. Voor korte projecten die vier weken of korter duren, voegt het rapport mogelijk geen waarde toe. Grotere projecten, zoals bouwconstructies, kunnen echter eenvoudig 12 maanden of langer duren, en het produceren van een rapport om WIP-vermeldingen te controleren en deze te vergelijken met de verwachtingen van het projectbudget kan potentiële budget- en cashflowrampen voorkomen.
