Toastmasters 'bijeenkomsten laten deelnemers toe om spreektechnieken in het openbaar en leiderschapsvaardigheden te oefenen in een ondersteunende en vriendelijke omgeving. De algemene rol van de toastmaster is om de vergadering te plannen en te leiden, te coördineren met andere leden en ervoor te zorgen dat de vergadering op een soepele en efficiënte manier verloopt. De toastmaster fungeert ook als een emcee en introduceert sprekers en andere deelnemers. Handelen in de rol van toastmaster geeft je de mogelijkheid om de vaardigheden te gebruiken die je hebt opgebouwd tijdens het dienen in andere leiderschapsrollen.
Vóór de vergadering
Maak een gedetailleerd programma voor de vergadering. Zorg dat u bekend bent met de vergaderagenda en de deelnemers die bij de vergadering worden betrokken.
Neem contact op met leden die vooraf zijn gepland voor een rol. Niet alleen bevestigt dit de aanwezigheid, maar het stelt leden ook in staat om van tevoren een plotselinge afwezigheid te melden, zodat een ander lid kan worden gecontacteerd om in te vullen indien nodig.
Interview de geplande sprekers en bevestig hun aanwezigheid. Verzamel informatie over het type spraak, spreektijd, titel en andere belangrijke informatie. Het aantal sprekers kan worden verminderd door de Master Table Topics om de vergadering op schema te houden als een van de sprekers een langere dan normale toespraak presenteert.
Laat uw agenda voorbereiden voorafgaand aan de vergadering. Zorg ervoor dat er voldoende exemplaren beschikbaar zijn voor verspreiding onder de deelnemers.
Kom vroeg naar de bijeenkomst. U kunt niet alleen controleren of alle deelnemers aanwezig zijn en klaar om de vergadering te leiden, u kunt ook op het laatste moment zorgen voor eventuele details.
Tijdens de vergadering
Neem plaats aan de voorkant van de kamer. Dit geeft je snel toegang tot de katheder wanneer je hem belt.
Host de vergadering nadat de president-officier je heeft voorgesteld. Als toastmaster hebt u de controle over de vergadering, behalve wanneer u de controle overdraagt aan andere deelnemers, zoals de sprekers, Table Topics Master en General Evaluator. U zult ook taken uitvoeren zoals het aankondigen van het vergaderthema, het introduceren van deelnemers en het nemen van controle over de vergadering van hen nadat ze zijn voltooid.
Blijf op de hoogte van de tijd wanneer de vergadering vordert. Bevestig dat alle toespraken binnen de tijd bij de tijdwaarnemer waren en voer de nodige aanpassingen uit om ervoor te zorgen dat de vergadering op schema blijft.
