Het verhuizen van een bedrijf kan een spannende en stressvolle tijd zijn. Om voor een soepele overgang te zorgen, krijgt u medewerkers voor het proces, maakt u gedetailleerde plannen en tijdschema's en anticipeert u op vertragingen en vertragingen.
Communiceer over de verhuizing
Geef medewerkers een vooraankondiging over de verhuizing en wat dit betekent voor het bedrijf, klanten en leveranciers, maar ook voor het personeel en hun gezinnen. Een verhuizing over lange afstanden kan grote gevolgen hebben voor werknemers, vooral als ze hun woon-werkverkeer moeten aanpassen of hun routines voor de kinderopvang of huishoudelijke schema's moeten wijzigen. Geef een tijdschema op voor de verhuizing met belangrijke datums, zoals wanneer klanten op de hoogte worden gesteld, wanneer persoonlijke materialen moeten worden verpakt en wanneer de fysieke verhuizing plaatsvindt.
Betrek medewerkers
Betrek medewerkers bij de verhuizing door personeelscomités of afdelingsverantwoordelijken te creëren die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van verschillende aspecten van de verhuizing. Sta personeel toe om vragen te stellen, zorgen te uiten en suggesties te doen over manieren om downtime of onderbreking van werkroutines en bedrijfsfuncties te minimaliseren. Maak de verhuizing eerder een avontuur dan een stressor door positieve aspecten te benadrukken, zoals meer ruimte voor iedereen of een mogelijkheid om input te hebben over de lay-out en het ontwerp van het kantoor.
Ontwikkel een organisatie systeem
Moedig medewerkers aan om de verhuizing te gebruiken als een mogelijkheid om hun cellen of kantoren op te ruimen, bestanden te vernietigen en beter georganiseerd te worden. Coördineer de verhuizing door afdelingen met kleurcodes toe te wijzen en werknemers met identificatienummers te gebruiken voor het verpakken en labelen van kantoorapparatuur, meubels, benodigdheden, bestanden en andere items die moeten worden verplaatst. Sta erop dat persoonlijke spullen zoals foto's, onderscheidingen en kantoorinrichting worden ingepakt en vervoerd door werknemers voorafgaand aan de verplaatsing van het kantoor om de veiligheid te waarborgen.
IT overgang verzekeren
Hoewel er enige downtime te verwachten is tijdens een verplaatsing van een kantoor, moet u er alles aan doen om kantoorapparatuur en IT op de eerste dag in het nieuwe kantoor op zijn plaats en operationeel te hebben. Hierdoor kunnen stafmedewerkers contact houden met klanten en andere belanghebbenden, toegang krijgen tot e-mail en zich verbonden voelen als ze zich in nieuwe ruimte vestigen. Bereid u voor op mogelijke verstoringen tijdens de verhuizing door belangrijke deadlines te verlengen of projectroosters uit te breiden om stress bij werknemers te verminderen. Plaats een bericht op uw website en op de voicemailopname van uw kantoor waarmee klanten weten dat u zich in een overgangsfase bevindt, zodat u een hoog niveau van klantenservice kunt handhaven.
Verhuizen over lange afstanden
Als u uw kantoren een aanzienlijke afstand verplaatst, kunnen sommige medewerkers worden geconfronteerd met de keuze tussen het verplaatsen van hun persoonlijke huishouden of het vinden van een nieuwe baan. Als dit het geval is, moet u zoveel mogelijk van tevoren op de hoogte worden gesteld van de verhuizing en werknemers helpen met de beslissing die zij nemen. Bijvoorbeeld, voor stafleden die bereid zijn om over te stappen, geef verwijzingen door aan vastgoedprofessionals die gespecialiseerd zijn in bedrijfsverplaatsingen. Als een stafmedewerker de verhuizing niet kan maken, moet u aanbevelingen doen voor nieuwe functies door een beroep te doen op gunsten van collega's.
