Als u of uw persoonlijke bezittingen zijn geschaad door het onrechtmatig handelen van iemand anders, kunt u zich buiten de rechtbank vestigen en het gedoe en de kosten van een rechtszaak vermijden. Als u echter besluit om dit te doen, moet u het betalings- of restitutieproces schriftelijk documenteren voor het geval er later vragen rijzen. Bespreek de kwestie met de andere partij en dien uw verzoek om restitutie formeel schriftelijk in. Hij kan dan schriftelijk reageren met het betalings- of vervangingsartikel en u moet allebei wettelijk gedekt zijn.
Begin de brief door uw adres in te voeren. Sla een regel over en typ de volledige datum. Sla een extra regel over en typ de naam van de ontvanger en zijn adres op afzonderlijke regels. Sla nog een regel over en typ "Geachte heer / mevrouw (achternaam)" gevolgd door een dubbele punt.
Begin met de eerste alinea door een kort overzicht van het incident te geven en een direct verzoek tot teruggave in te dienen. Maak het verzoek specifiek en motiveer het; mensen reageren eerder op specifieke verzoeken dan vage. Bijvoorbeeld: "Op 22 april 2011 heeft uw zoon Dave een back-up gemaakt in mijn op maat gemaakte vogelbad en verbrijzeld, ik vraag u de som van $ 525,90, de kosten van vervanging plus verzendkosten."
Detail het incident in volgende paragrafen en wees duidelijk dat het doel van de beschrijving is om het incident voor beide records te definiëren. Wees kort, maar geef de geschatte tijden en belangrijke details. Houd uw taal professioneel en vermijd beschuldigende taal; als de persoon bereid is om de situatie goed te maken, hoef je hem of haar niet te beschuldigen of onbeleefd te zijn.
Sluit de brief door te verklaren dat de betaling of de vervanging de zaak sluit en dat u ermee instemt het incident niet voor de rechtbank na te streven als uw buurman de betaling of vervanging doet. Herhaal het betalingsbedrag of vervangingsitem. Geef contactgegevens op die niet in de kop zijn vermeld, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer.
Typ 'Oprecht', gevolgd door drie regelafstanden. Typ uw volledige naam. Druk de brief af en onderteken deze. Maak een kopie voor uw administratie en mail het origineel met handtekeningbevestiging zodat u bewijs hebt dat de persoon de brief heeft ontvangen.
Waarschuwing
Als u niet zeker weet of de verantwoordelijke partij bereid is om zich te vestigen, overweeg dan om eerst een advocaat uw brief te laten beoordelen om er zeker van te zijn dat het passend is en een redelijke eerste stap is om de kwestie te regelen. Als het voor de rechter komt, moet u aantonen dat uw poging om de kwestie te regelen redelijk was en in overeenstemming was met lokale en nationale wetten.
