Wanneer u uw eigen geld uitgeeft namens een klant, een werkgever, uw collega's of een zakenpartner, kunt en mag u verwachten dat u het terugkrijgt.Verkoopagenten, docenten, advocaten en financiële adviseurs kunnen dagelijkse kosten voor vergoeding betalen. Deze kosten sparen weg met uw winstmarge als u ze niet bevat.
Stuur een terugbetalingsbrief voordat u geld uitgeeft
Tenzij het wachten op voorafgaande goedkeuring tot een gemiste kans zou leiden, vraagt u om terugbetaling voordat u geld uitgeeft. Als u uw verzoek schriftelijk indient, kunt u een budget voor het evenement of project maken en vooraf een onderbouwing geven voor hoe en waarom het uitgeven van geld nu geld later bespaart.
Voorbeelden:
Beste Allen Jeffries:
Toen ik je opnamedocumenten neerlegde, hoorde ik dat de Arizona Corporation Commission een vergoeding van $ 35 in rekening brengt voor versnelde verwerking om de door jou gewenste bedrijfsnaam te reserveren. Zoals we in onze vergadering van afgelopen dinsdag hebben besproken, vereist uw gewenste bedrijfsnaam "Wild Turkey Surprise" een verwerkingsvergoeding van $ 10 om deze voor de volgende 120 dagen te reserveren. Het toevoegen van de versnelde kosten zal de naamreservering beveiligen tegen vrijdag 11 mei in plaats van donderdag 17 mei. Betaling van de versnelde verwerkingskosten zorgt ervoor dat u de naam bezit voordat Alphabet Sign Company het neonbord maakt dat u hebt besteld voor de westkant van uw restaurant. Het geeft ons ook de tijd om een antwoord van Warner Brothers te ontvangen om ervoor te zorgen dat ze de naam niet beschouwen als een schending van hun handelsmerken of auteursrecht.
Aangezien timing van belang is, zal ik de versnelde verwerkingskosten betalen als ik morgenochtend niet van je hoor en ik zal mijn verzoek tot terugbetaling samen met mijn gebruikelijke wekelijkse onkostennota indienen.
Oprecht,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem-etiquette
De Internal Revenue Service stelt dat een dagvergoeding betrekking heeft op logies, maaltijden en bijkomende kosten wanneer de werknemer voor zaken reist. Medewerkers moeten binnen 60 dagen een onkostendeclaratie indienen, of het dagloon wordt belastbaar loon. Het rapport moet de datum bevatten waarop de reis heeft plaatsgevonden, het zakelijke doel en de locatie van de reis. De werknemer moet ook bonnetjes voor het indienen bijvoegen. De volledige dagvergoeding wordt belast als uw werknemer geen onkostendeclaratie indient.
Voorbeeld:
Tav: Robert Morgan, manager boekhoudafdeling
Beste Robert Morgan:
Ingesloten is mijn onkostendeclaratie voor maart 2018. Ik heb mijn kwitanties voor het geplande verblijf van drie nachten in Sandals op Sanibel Island tussen 5 maart en 7 maart bijgevoegd voor ons jaarlijkse salestraining. Ik heb de kosten voor de extra drie overnachtingen in Denver, Colorado tussen 7 en 12 maart toegevoegd, terwijl ik het had over de wilde staking op onze locatie in het centrum. Ik heb ook de bonnetjes voor het chemisch reinigen van mijn pak toegevoegd nadat een spits een waterballon met rode verf naar me had gegooid, evenals een schatting van de kosten van een nieuwe outfit. De stomerij kon niet alle vlekken verwijderen. Ik heb een citaat toegevoegd van Men's Wearhouse, Ted's Clothiers en The Suit Depot voor een nieuwe jas, broek, overhemd, stropdas en schoenen omdat ze allemaal aanzienlijke schade hadden opgelopen.
Oprecht,
James S. Corwin, Sales Manager, Store # 3126, Phoenix, Arizona
leerkrachten
Veel scholen betalen leerkrachten niet terug voor lesmateriaal dat ze misschien kopen. Schooldistricten kunnen echter ten minste een deel van de kosten van permanente educatie dekken, waaronder het betalen voor reizen, logies, boeken, testgeld en studiemateriaal. U kunt maximaal $ 250 per jaar aftrekken van uw aangifte inkomstenbelasting als uw district u niet vergoedt. Neem contact op met uw schoolhoofd en de schoolinspecteur voordat u geld uitgeeft.
Voorbeeld:
Geachte heer Polk:
De klas van dit jaar is 10 procent groter dan vorig jaar, maar ik ontving slechts 15 studieboeken in bruikbare staat voor mijn 33 studenten. Hoewel je gelijk hebt dat studenten een boek in de klas kunnen delen, kunnen ze niet samen thuis studeren. Als ik al die extra werkmappagina's afdruk, zal ik voor 30 september de kopieerbehoefte van het hele jaar doorlopen, zodat ik geen andere keus heb dan nieuwe studieboeken te kopen of meer kopieerpapier te kopen.
Ik heb berekend dat zelfs als alle pagina's foutloos worden afgedrukt, ik tussen 1 oktober 2018 en 31 mei 2019 32 extra pakken kopieerpapier nodig heb. Bij bulktarieven heb ik $ 4 per riem geciteerd voor een totaal van $ 128. Aangezien de meeste ouders al 65 dollar per jaar aan schoolgeld betalen, vind ik dat het een last zou zijn om hen te vragen om voor kopieën te betalen wanneer hun kinderen al schoolboeken hadden. Ik ben bereid om het papier zelf te kopen zolang het schooldistrict me ooit zal terugbetalen. Ter vergelijking, ik heb prijzen opgenomen van Staples, Office Depot en Walmart.
Oprecht,
Angel Harris, Grade 5 Science, Rolling Hills Middle School
Collega's
Als u geld, gereedschap of benodigdheden aan een collega uitleent, moet u van tevoren afspreken of dit een geschenk of een lening is. De meeste collega's zullen moeite doen om de boeken in evenwicht te brengen, maar sommigen vergeten uw vrijgevigheid, tenzij u om terugbetaling verzoekt. Als je een schriftelijke overeenkomst van een bepaalde soort hebt gesloten, zou je indien nodig een verzoek om een kleine claim kunnen indienen. Als je afspraak verbaal en privé was en niemand anders aanwezig was, zou je nauwelijks geluk hebben om je geld of eigendom terug te krijgen.
Voorbeelden:
Voorbeeldbrief voor vergoeding van onkosten met een voorafgaande schriftelijke overeenkomst:
Lieve Bob:
Toen ik je transitpas voor maart kocht, was het met dien verstande dat je me zou terugbetalen of een pas voor april voor me zou kopen. Ik heb een kopie bijgevoegd van de terugbetalingsovereenkomst die je hebt ondertekend voordat ik je pas kocht. Betaal me alsjeblieft de $ 62 deze vrijdag of ik zal een late $ 5 toeslag moeten toevoegen. Bedankt dat je dit zo snel mogelijk hebt behandeld.
Oprecht,
Roland
Terugbetalingsbriefformaat zonder voorafgaande schriftelijke overeenkomst:
Beste Zach:
De drie lunches die ik je vorige week heb gekocht, bedroegen $ 39,20. Betaal alstublieft ten minste de helft van deze vrijdag en de rest uiterlijk op 24 april. Ik begrijp dat je het moeilijk hebt, maar ik heb een deel van het gasgeld van deze week gebruikt om die maaltijden voor je te kopen. Bedankt dat je meteen voor het probleem hebt gezorgd.
Uw teamlid,
Janet
