Een vergaderruimte wordt gebruikt door bedrijfsleiders om vergaderingen te houden en om evenementen te organiseren voor collega's of zakenmensen. De inrichting van een conferentiekamer kan van grote invloed zijn op hoe mensen een vergadering ervaren, omdat zij die achterin zitten, mogelijk niet alles kunnen zien of zien aan de voorkant van de kamer. Voordat u begint met het opzetten van een conferentieruimte, analyseer de ruimte om te bepalen welke instellingen het beste werken voor de gegeven ruimte. Op deze manier zullen alle betrokkenen dezelfde ervaring hebben tijdens presentaties of evenementen.
Loop rond in de vergaderruimte voordat je begint met het ontwerpen van de ruimte. Zoek alle stopcontacten in de ruimte, omdat de voorkant van de kamer mogelijk stopcontacten nodig heeft. Projectoren en schermen kunnen elektriciteit nodig hebben om te functioneren, dus plaats de voorkant van de kamer waar stopcontacten beschikbaar zijn. Dit wordt gedaan om draden op de vloer te minimaliseren, omdat mensen erover kunnen struikelen terwijl ze in de vergaderruimte rondlopen.
Analyseer de grootte van de ruimte en vergelijk de grootte met de behoeften van het bedrijf. Als het bedrijf op zoek is naar een ruimte voor vergaderingen van 20 personen of minder in een keer, is de opstelling van tafels en stoelen anders dan een ruimte die op een bepaald moment honderden mensen moet bevatten. Het gebruik van een opstelling in theaterstijl met verhoogde rijen kan voor honderden mensen efficiënter zijn in tegenstelling tot een U-vormige opstelling, aangezien een U-vormige configuratie meer geschikt is voor 20 personen of minder. Een enkele vergadertafel mag alleen worden gebruikt als het bedrijf slechts minder dan 15 mensen tegelijk wil hosten, omdat werknemers aan de ene kant van de tafel mensen aan de andere kant van de tafel moeten kunnen horen.
Voeg een presentatiescherm of projector toe aan de voorkant voordat u tafels en stoelen aan de ruimte toevoegt. Sluit alle elektrische apparaten aan en verberg de draden langs de muren of onder de tapijten.
Plaats de tabellen in de gewenste configuratie die u hebt gekozen voor de vergaderruimte. De tabellen moeten dicht bij elkaar worden geplaatst als u de U-vormmethode gebruikt. Voor de opstelling van het theater moeten tafels op verhoogde dozen of platforms worden geplaatst. Plaats het platform in de gewenste ruimte voordat u begint met het toevoegen van de tabellen.
Loop door de ruimte en plaats jezelf achter de tafel om te testen of elke zitplaats acceptabel is als het gaat om het zien van de voorkant van de kamer zonder obstakels. Plaats iemand niet op een stoel waar ze de voorkant niet kan zien. Doe dit voordat de stoelen aan de kamer worden toegevoegd, omdat het moeilijker kan zijn om de opstelling te veranderen met stoelen en tafels in de kamer.
Voeg alle stoelen toe aan de vergaderruimte en plaats de stoelen onder de tafels om ruimte te besparen. Hierdoor ziet de vergaderruimte er groter en georganiseerd uit.
Voeg flessen water, pennen, stukjes papier en eventueel fruit toe aan de vergadertafels vóór een evenement.
