Het ontwikkelen van kantoorprocedures komt uw kantoor of bedrijf ten goede door u en uw managementteam te helpen specifieke operaties te standaardiseren. Office-procedures helpen bij het handhaven van uitstekende service en dienen als leidraad voor de nodige informatie om de servicekwaliteit te waarborgen. Het maken van duidelijke en nauwkeurige procedures is mogelijk door de eenvoudige volgorde te volgen van het plannen van de inhoud, het schrijven van de procedures, het opstellen van een handleiding of handleiding en het bijhouden van alle revisies van de procedures. Kantoorprocedures kunnen worden geschreven voor een specifieke kantoorfunctie of voor het beheer van het hele kantoor.
Items die je nodig hebt
-
Cassetterecorder (optioneel)
-
Notebook en tekstverwerker
-
Kalender of planner
Noteer waarom u de procedures schrijft en wie de procedures gebruikt. Bepaal hoe vaak de procedures of delen van de procedures zullen worden gebruikt. Specifiek zijn helpt je om de documentatie-inspanning te focussen en te structureren.
Maak een schema voor het verzamelen van informatie over welke taken worden uitgevoerd en hoe vaak de taken zijn voltooid. Interviewtaak: uitvoeren van experts en vastleggen van de uitgevoerde stappen om elke activiteit binnen een taak te voltooien. Als u de stappen vanaf nul opstelt, tekent u een eenvoudig stroomdiagram van de stappen die het personeel van begin tot eind volgt om de taak te voltooien.
Bepaal wanneer het document wordt afgeleverd en of het in een papieren of onlineformaat zal zijn. Voor praktische doeleinden zijn procedures op papier ideaal omdat ze dienen als een eenvoudige naslaggids en handig zijn tijdens proceduretraining. Het hebben van een bestandsstructuur en eenvoudige bestandsbenoeming is handig bij het maken van procedures.
Verdeel de procedures in secties volgens functie. Het maken van functiespecifieke taken wijst een rol en verantwoordelijkheid toe aan een persoon of afdeling die de taak moet voltooien.
Schrijf de procedurele stappen die vereist zijn om elke taak te voltooien. Gebruik de gespreksnotities die zijn geschreven of vastgelegd in stap 2 en schrijf de activiteit achter elkaar zodat iedereen de activiteit en taak met succes kan voltooien. Nadat u de taken volledig hebt gedocumenteerd, voert u een spellingcontrole uit en bekijkt u de volledige inhoud. Het is ideaal om een of twee experts de documentconversie op nauwkeurigheid te laten controleren.
Breng de nodige correcties aan en produceer een tweede of definitieve trekking. Houd rekening met de datum waarop uw document wordt afgeleverd, voer een laatste controle uit van het document en maak vervolgens het definitieve document voor afdrukken of online verwijzing. Laat de kopie in een bindmiddel met drie ringen plaatsen voor eenvoudige paginavervanging wanneer er updates worden gemaakt.
Tips
-
Het gebruik van bestaande informatie- of taakstroomdiagrammen zal de tijd die nodig is om de procedures te voltooien verkorten en ervoor zorgen dat operationele fouten worden geminimaliseerd.
Gemiddeld duurt het ongeveer zes weken om het documentatie- en beoordelingsproces te voltooien.
