Een bedrijfspresentatie is een gelegenheid om uw ideeën te informeren, demonstreren, overtuigen en verkopen aan een publiek. Dat publiek kan afkomstig zijn van uw eigen organisatie of van buiten uw bedrijf. In beide gevallen moet uw presentatie duidelijk en gericht zijn en een duidelijke conclusie of oproep tot actie hebben. Of u nu een rapport aan het voorbereiden bent, of een script voor een verbale presentatie, het uitgangspunt is het schrijven van een gedegen en logisch overzicht.
Wees duidelijk over wie je publiek zal zijn en hun waarschijnlijke niveau van kennis. Ervan uitgaande dat uw publiek weet dat bepaalde feiten een recept kunnen zijn voor een ramp als zij dat niet doen. Maar als ze dat doen, loop je het risico ze te vervelen. Als je niet zeker bent, richt je op het middelste stuk en bereid je extra materiaal voor (als bijlagen) voor het geval je het nodig hebt om bepaalde punten uit te leggen.
Bepaal precies wat uw doel is bij het maken van de presentatie. Afhankelijk van het feit of u wilt informeren of overtuigen, wilt u bijvoorbeeld verschillende soorten informatie en een grotere of kleinere hoeveelheid details opnemen. Mogelijk moet u achtergrondreferenties voor uzelf en uw organisatie opnemen als u de presentatie voor een externe markt voorbereidt.
Maak een overzichtsstructuur. Dit zal sterk worden beïnvloed door de tijd of lengte die voor u beschikbaar is. Begin met een opsomming van het enige belangrijke punt dat u wilt overbrengen. Bepaal nu maximaal drie tot zes andere belangrijke sectiekoppen om dit te ondersteunen en uit te werken. Bepaal vanaf het begin hoe deze punten logisch in elkaar passen. Streef naar een coherente en naadloze stroom van het ene naar het andere gebied.
Lijst met verklarende bullet points onder elk van deze sectiekoppen. Hier kunt u meer of minder details opgeven, afhankelijk van het beschikbare tijdstip of de beschikbare lengte. Nogmaals, probeer maximaal drie punten onder elk te houden. Nog meer en het publiek begint zijn interesse te verliezen.
Voeg voorbeelden toe om elk concept of gebied te demonstreren. Praktische casestudy's, verhalen en onderzoeksresultaten brengen uw presentatie tot leven en helpen mensen om met de feiten om te gaan. Verwijs terug naar het punt dat u aan het einde van elk voorbeeld illustreert.
Introduceer diagrammen en modellen om informatie, praktijken of theorieën samen te vatten. Gebruik ze als een focus voor verdere uitleg. Ze zullen mensen helpen te zien hoe verschillende aspecten van informatie bij elkaar passen.
Schrijf een inleiding en samenvatting. Bereid deze alleen voor als u de rest van uw presentatie hebt geschreven. De inleiding zou de belangrijkste punten moeten benadrukken van wat uw presentatie gaat omvatten. De samenvatting moet verwijzen naar de inhoud. Het moet ook fungeren als een laatste herinnering aan wat u wilt dat het publiek van uw presentatie afhaalt.
Geef referenties en contactgegevens. Afhankelijk van hoe en waar u presenteert, kunt u uw geschreven presentatie gebruiken als basis voor een Microsoft Powerpoint-presentatie. Geef in dat geval gedrukte exemplaren van de presentatie of uw geschreven blad aan het publiek.
Tips
-
Vraag een collega of vriend om te bewijzen dat u uw geschreven presentatie hebt gelezen om te controleren op fouten.
Nadat u uw presentatie hebt geschreven, probeert u deze in één alinea samen te vatten zonder er opnieuw naar te verwijzen.Vergelijk dat nu met wat je had willen zeggen en controleer of er een goede match is.
Gebruik eenvoudige Engelse en eenvoudige zinsconstructies. Definieer sleutelwoorden zodat het publiek duidelijk is waar je het over hebt.
Gebruik een interessant feit of anekdote helemaal aan het begin van je presentatie om de aandacht van mensen te trekken.?
