Aangezien de federale en staat salarisreglementeringen niet rechtstreeks betrekking hebben op de verzending van periodieke salariscontroles, moet elke discussie over het onderwerp de concepten van de Internal Revenue Service van "constructieve ontvangst" en "substantiële beperking" omvatten. De IRS gebruikt de eerstgenoemde als een manier om bepalen voor belastingdoeleinden wanneer iemand inkomsten ontvangt en de laatste om te testen of die persoon de controle over de fondsen had.
Constructieve ontvangst
Het inkomen wordt constructief ontvangen, stelt de IRS, "wanneer het op uw account is bijgeschreven of apart is gezet op een manier die het voor u beschikbaar maakt." Dat betekent niet dat een controle van de betaalde beloning in het bezit van de werknemer moet zijn. Indien nodig moet de werkgever bereid zijn te bewijzen dat hij de cheque heeft gemaild op een manier die voldoet aan de richtlijnen voor constructieve ontvangst. Als de werkgever niet beschikt over het bewijs dat de cheque is verzonden via de geplande betaaldatum, waarschuwt de IRS, is er een perceptie van niet-naleving. Deze perceptie is gebaseerd op een substantiële beperking of beperking van zijn inkomsten door de werknemer.
Aanzienlijke beperking
Als een bedrijf zijn betaaldagen definieert als de tweede en vierde donderdag van elke maand, moet de controle van de werknemer over de fondsen op dat moment plaatsvinden. Medewerkers die via een directe storting worden betaald, hebben geen substantiële beperking van hun inkomsten als de fondsen beschikbaar zijn op de tweede en vierde donderdag. Als de fondsen worden geïnitieerd op een manier die de fondsen beschikbaar maakt na de tweede en vierde donderdag, is er echter een aanzienlijke beperking van de controle en is de werknemer niet tijdig betaald.
Niet-naleving
Staat loon- en uurwetten hebben betrekking op de timing van de beloning. Wanneer een werknemer een claim indient met betrekking tot een niet-bezorgde loonlijstcontrole, controleert de staat of deze voldoet aan de constructieve-ontvangst- en loon-en -uurrichtlijnen. Net als bij het voorbeeld van de directe storting hierboven, heeft de werknemer, als er een cheque na de betaaldag wordt verstuurd, een aanzienlijke beperking op haar controle over de fondsen. De vertraging bij het verzenden van de cheque leidt tot niet-naleving.
Laatste controles
Het ministerie van arbeid heeft geen verzendvereisten gedefinieerd voor de definitieve salariscontroles; Uw staat kan echter specifieke richtlijnen hebben die moeten worden aangepakt. In "Het juridisch handboek van de werkgever" schrijft Fred Steingold dat als een werkgever niet op tijd een definitief salaris uitbetaalt, hij mogelijk een schadevergoeding aan de werknemer moet betalen en boetes voor de aangezochte lidstaat.
Als u laatste controles uitvoert voor werknemers in meerdere staten, moet u ervoor zorgen dat u de laatste controlevoorschriften voor elke staat raadpleegt. Let goed op wanneer de laatste cheque moet worden afgeleverd, de manier waarop deze moet worden afgeleverd en of een beëdigde verklaring van een bepaald type nodig is om de laatste cheque te verzenden.
Samenvatting
Salarisreglementen bepalen niet specifiek de wetten voor het versturen van salariscontroles. Dit betekent niet dat een werkgever laks kan zijn in het tijdig of in de bijbehorende documentatie sturen van salariscontroles. Het is belangrijk om zich aan het gecommuniceerde schema te houden bij het versturen van salariscontroles. Hierdoor wordt het risico van niet-naleving voorkomen.
