Een standaard calculatiesysteem is een veelgebruikte manier om geplande projecten te budgetteren, kosten in een productierun te beheren en deze kosten te evalueren nadat de productie is voltooid. Dit systeem heeft het voordeel dat een bedrijf harde cijfers gebruikt om schattingen voor klanten te maken. Er zijn echter problemen verbonden aan standaardcalculatie, vooral wanneer een bedrijf nieuw is en geen geschiedenis heeft waarop zijn schattingen kunnen worden gebaseerd of wanneer een bedrijf een nieuw productieproces begint.
Standaardkostenadministratie begrijpen
Voordat een boekhoudperiode begint, schat u de kosten van een gepland productieproces. Bepaal de hoeveelheid benodigde materialen en hun kosten, evenals de hoeveelheid benodigde arbeid en die kosten. Dit kan worden opgesplitst in drie kosten:
- Standaardkosten voor directe materialen vermenigvuldigd met de standaardhoeveelheid van die materialen
- Standaard directe arbeidskosten vermenigvuldigd met standaard gewerkte uren
- Standaard overheadkosten, inclusief vaste kosten en arbeid
Als u de standaardkosten wilt schatten voordat een productie begint, kunt u de kosten uit het verleden gebruiken voor vergelijkbare productieruns, technische schattingen, input van medewerkers en bewegingsstudies.
Een voorbeeld van het berekenen van standaardkosten
Stel dat u een T-shirt-drukkerijbedrijf exploiteert en een klant vraagt om 1.000 shirts van een specifieke hoeveelheid die in drie kleuren moet worden afgedrukt. U zou standaardkosten kunnen berekenen op basis van de kosten van de shirts en inkt, de arbeidskosten en de hoeveelheid tijd die nodig is om de shirts te verwerken en te bedrukken. Als dit uw eerste productierun is voor een nieuw bedrijf, moet u contact opnemen met de groothandel voor een schatting van de materiaalkosten. Om de arbeidskosten te schatten, zou u moeten vertrouwen op uw eigen ervaring en de ervaring van uw werknemers. Om overheadkosten te berekenen, zoals de kosten van uw materieellease, bouwlease en andere maandelijkse uitgaven, kunt u deze kosten verdelen om het dagtarief te krijgen en vervolgens dat dagtarief te vermenigvuldigen met het aantal dagen dat u schat dat het project zal duren.
Nadelen en voordelen van standaardkosten
Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een standaard calculatiesysteem is dat het u een startpunt geeft voor het schatten van kosten, zelfs als u geen ervaring in het verleden hebt om u die cijfers te geven. Zodra de productie begint, worden deze standaardkosten de maatstaf voor het beheersen van uw kosten en het nemen van managementbeslissingen over het productieproces. Als u bijvoorbeeld de materiaalkosten onderschat, moet u mogelijk uw werknemers beperken om overuren te maken om de totale kosten laag te houden.
Het belangrijkste nadeel van standaardkosten is dat het in de loop van een productiecyclus veel tijd kost om te berekenen en bij te werken. Hoe meer tijdrovend het is, hoe duurder het is.
Het standaard calculatiesysteem is alleen zo nauwkeurig als de schattingen die u gebruikt om ze te bepalen. Dit is waarom het belangrijk is om uw kostensysteem regelmatig te bekijken. Hoe meer ervaring u heeft met vergelijkbare projecten, hoe nauwkeuriger uw standaardkosten zullen zijn. Het schatten van de kosten van het produceren van bijvoorbeeld 1000 T-shirts zal veel gemakkelijker zijn als je vorig jaar een vergelijkbare productie van 500 T-shirts hebt voltooid en nog preciezer als je exact dezelfde bestelling deed met dezelfde materialen voor slechts een andere klant een maand geleden.
Zelfs de componenten van uw standaardkosten worden na verloop van tijd nauwkeuriger. Zodra een nieuw bedrijf zijn maandelijkse overheadkosten heeft berekend, zal het berekenen van de kosten voor toekomstige projecten eenvoudig een kwestie zijn van het aansluiten van die aantallen in de kostenramingen. Door relaties met leveranciers en uw werknemers te ontwikkelen en te begrijpen hoe efficiënt uw medewerkers werken, zullen de kosten ook sneller en efficiënter worden geschat.
Natuurlijk, als er iets verandert in uw productieproces, zoals het kopen van materiaal van een andere leverancier of het trainen van nieuwe medewerkers, moet u uw standaardkostenmodel aanpassen.
