Het is tegenwoordig gebruikelijk om te horen over de ethische code van een bedrijf, maar ethische communicatie wordt vaak niet behandeld in de discussie, ook al is dit een cruciaal element van het succes van het bedrijf. Communicatie is van vitaal belang in elke relatie, maar vooral wanneer uw bedrijf afhankelijk is van zijn leiderschap om duidelijke en consistente informatie te leveren aan het personeel. Mensen leren snel het verschil tussen uitgesproken en echte waarden en weten instinctief wanneer een organisatie dagelijks haar waarden interpreteert en mensen beloont die net die stap verder gaan. Ethische communicatie moet een topprioriteitsprioriteit zijn voor bedrijfsleiders bij het aanspreken van alle belanghebbenden - ongeacht of ze collega's, personeel, klanten of investeerders zijn.
Wat is ethische communicatie?
Ethische communicatie is van fundamenteel belang voor doordachte besluitvorming en verantwoord denken. Het gaat over het ontwikkelen en onderhouden van relaties en het opbouwen van communities binnen en tussen contexten, culturen, kanalen en media. Ethische communicatie aanvaardt ook de verantwoordelijkheid voor de berichten die u aan anderen overbrengt en de gevolgen op korte of lange termijn van uw communicatie. Of u nu in gesprek gaat met een goede vriend of het personeel aanspreekt tijdens een vergadering met alle personeelsleden, uw boodschap moet waarheidsgetrouw zijn en consistent met uw waardesysteem. Uw luisteraars misleiden en een boodschap overbrengen die clandestien of niet waarheidsgetrouw is, is de antithese van ethische communicatie.
Bovendien kan ethische communicatie zich uitstrekken tot het medium of zelfs de taal die u kiest voor het bezorgen van uw bericht. Als u een medium gebruikt dat het publiek beperkt of een bericht verzendt in een taal die uw publiek niet volledig begrijpt, wordt de manier waarop uw bericht wordt ontvangen en gepercipieerd, beperkt.Als u bijvoorbeeld spreekt met een publiek van voornamelijk dove of slechthorende medewerkers, is voor ethische communicatie een tolk in gebarentaal vereist.
Wanneer je niet ethisch communiceert, vragen luisteraars zich af of wat je zegt waar is. Gebrek aan ethische communicatie brengt anderen ertoe om uw professionele en persoonlijke integriteit in twijfel te trekken en zich af te vragen of zij uw boodschap kunnen vertrouwen of u zelfs kunnen vertrouwen. Als je eenmaal het respect en het vertrouwen van mensen hebt verloren, moet je twee keer zo hard werken om het terug te krijgen, en soms kan het niet, hoe hard je het ook probeert. Een bedrijfspresident die de werknemers verzekert dat het bedrijf het eigendom van de familie zal blijven, kondigt zes maanden later aan dat een groot conglomeraat het bedrijf heeft gekocht. Ze zal het vertrouwen van haar werknemers verliezen en ze zullen twijfelen aan alles wat ze in de toekomst zegt.
Uit een Hill + Knowlton Strategies-enquête over duurzaamheid, transparantie en bedrijfsprestaties bleek echter dat 82 procent van de 1000 respondenten van mening was dat een bedrijf het vertrouwen kon terugwinnen als het verantwoordelijk was en een eerlijk en transparant rapport gaf over hoe het probeerde meer te zijn duurzame. Blijkt dat het publiek en werknemers geen bedrijf nodig hebben om perfect te zijn, ze willen meer dan wat dan ook transparantie en waarachtigheid. Door het proces van ethische communicatie moet je toegeven dat je je doelen niet hebt gehaald, wat uiteindelijk de weg vrijmaakt naar enorme verbeteringen in de toekomst en ondersteuning van al je belanghebbenden.
Principes van ethische communicatie
Ethische communicatie heeft verschillende principes of fundamentele elementen. Het eerlijk en accuraat communiceren van op feiten gebaseerde berichten staat centraal in ethische communicatie. Ethische communicatie hecht veel waarde aan vrijheid van meningsuiting, diversiteit van perspectief en tolerantie voor afwijkende meningen. Maar hoewel ethische communicatie eerlijk en rechtlijnig moet zijn, mag dit de luisteraars nooit beledigen of provoceren.
Ethische communicatie biedt toegang tot de bronnen en feiten die hebben bijgedragen aan het formuleren van de boodschap. Als u bijvoorbeeld informatie over de voorraadprestaties deelt, bent u verplicht om uw doelgroep jaarverslagen te verstrekken, te deponeren bij de Securities and Exchange Commission of aandeelhoudersverslagen.
Communiceren op een ethische manier vereist ook dat het bericht toegankelijk wordt gemaakt. Dit betekent dat als u een bericht aan een groot of divers publiek levert, ervoor moet zorgen dat u de talen en luistervoorkeuren van iedereen accommodeert. Hoewel de officiële taal in de VS Engels is, zijn er miljoenen bezoekers en legale inwoners van wie de eerste taal geen Engels is. Om een boodschap te kunnen overbrengen die door een divers publiek kan worden begrepen, zijn boeiende linguïsten of vertalers nodig die u kunnen helpen het bericht voor iedereen toegankelijk te maken.
Naast het toegankelijk maken van de boodschap en het respecteren van de diversiteit van gedachten en perspectieven, betekent ethische communicatie rekening houden met elementaire menselijke behoeften. Het vermijden van woorden en taal die vernederend of intolerant zijn en zich onthouden van berichten die geweld bevorderen of aanzetten is van het grootste belang voor ethische communicatie.
Ethische communicatie op de werkplek
Communicatie op de werkplek vindt plaats op alle niveaus; supervisor naar medewerker, manager naar supervisor en leidinggevenden naar medewerkers - één op één en in groepsverband. Een supervisor die een functioneringsgesprek aan een medewerker levert, moet bijvoorbeeld de ethische communicatiestandaarden volgen.
Bij het toespreken van een goed presterende medewerker moet een supervisor de juiste balans vinden door uitzonderlijke prestaties in sommige gebieden te prijzen met ideeën voor verbetering bij anderen. Omgekeerd moet een beoordeling van een medewerker die op een middelmatig niveau presteert, openhartig zijn, zodat de werknemer hun tekortkomingen in het werk kan zien vanuit het perspectief van de supervisor, wat haar in staat stelt om zich op die gebieden te verbeteren. Een supervisor moet eerlijk en waarheidsgetrouw communiceren met haar werknemers door erkenning te geven voor sterke prestaties en coaching of begeleiding op momenten dat de werknemer weer op het goede spoor moet komen en moet voldoen aan de verwachtingen van het bedrijf.
Ondersteuning van de bedrijfsvisie druppelt van executive leiderschap naar personeel. De boodschappen die topleiders in het bedrijf leveren aan het middenkader, lijnbegeleiders en personeel moeten transparant zijn. Een van de gemakkelijkste manieren om het vertrouwen van uw werknemers te winnen, is om eerlijk en rechtlijnig te zijn in al uw communicatie. Wanneer leiders eerlijk zijn, verdienen ze de steun van personeel en managers.
Voorbeelden van ethische communicatie
Ooit afgevraagd waarom mediakanalen fact-checkers hebben, vooral tijdens het campagneseizoen? Tijdens de laatste dagen van een campagneseizoen is het bekend dat politici de waarheid uitrekken of niet de hele waarheid vertellen om steun te krijgen van kiezers en donoren. Het maken van beloften die niet kunnen worden nagekomen is onethische communicatie. Sommige politici worstelen met het verzoenen van ethische communicatie met overtuigende communicatie. In zijn artikel uit 2014, 'Ethische dilemma's in het gebruik van Big Data Analytics (BDA) in het beïnvloeden van politieke communicatie en gedrag', onderzoekt Kenneth Hacker het gebruik van big data-analyse in de context van toespraken van politieke campagnes. Big data-analyse of BDA is informatie die nuttig is om organisaties te helpen, en vaak ook individuen, om beslissingen te nemen op basis van correlaties, patronen, trends en voorkeuren.
Stel bijvoorbeeld dat een politicus steun probeert te krijgen in een gebied dat ooit bloeide op de lang verouderde staalindustrie. Ze vertelt de menigte die ze identificeert met hun economische strijd sinds de dood van de industrie die de gemeenschap verliet zonder leefbare banen en de schuld schenkt aan buitenlandse conglomeraten die Amerikaanse dominantie in de staalindustrie hebben overgenomen. De politicus proeft op de kwetsbaarheden van de luisteraars door BDA te gebruiken om erachter te komen wat een snaar raakt bij supporters - de trend van een teruglopende staalindustrie in dat deel van de VS, en de voorkeuren die kiezers beter zouden hebben met banen die hen in staat stellen om hun vroegere levensstijl te hervatten. Deze vorm van politieke overtuiging is geen ethische communicatie, omdat deze niet eerlijk of rechtlijnig is en niet overeenkomt met de waarheid over de Amerikaanse staalindustrie.
Hoe ethische communicatie te onderwijzen
Om ethische communicatie mogelijk te maken, moet u de basis professionele en persoonlijke ethiek omarmen. Ten eerste is je toewijding om de waarheid te vertellen essentieel. De American Management Association kenmerkt ethische communicatie als 'Waarheid is baan 1', omdat waarheid het meest kritische aspect is van ethische communicatie. Geen enkel bedrijf wil de Enron-ramp herbeleven waar werknemers werden gedupeerd door leiders die niet openbaar maakten dat hun pensioen waardeloos zou zijn.
Ethische communicatie kan alleen worden geleerd wanneer het leiderschap van het bedrijf de impact van het bericht begrijpt. Als u bijvoorbeeld met de verzendafdeling praat over dreigende ontslagen, moet u ervan uitgaan dat medewerkers van de scheepvaartafdeling die informatie met de verkoopafdeling zullen delen. De verkoopafdeling is afhankelijk van verzending om ervoor te zorgen dat hun bestellingen op tijd worden geleverd. De boodschap die u aan de medewerkers van de verzendafdeling geeft, moet inclusief zijn en rekening houden met de impact die deze zal hebben op afdelingen die afhankelijk zijn van de verzendservices.
Het lesgeven in ethische communicatie gaat over ethisch onderwijs en professionele en persoonlijke verantwoordelijkheid - niet alleen hoe je met werknemers of collega's moet spreken. De inhoud van het bericht is van cruciaal belang, evenals de bezorging van het bericht. Met zoveel verschillende communicatiemethoden is het essentieel om te weten welk type informatie in orde is om elektronisch te verzenden versus informatie die face-to-face moet worden gecommuniceerd. Uiteraard moeten prestatiebeoordelingen en werknemer disciplinaire beoordelingen worden afgeleverd in een persoonlijke vergadering omdat het onderwerp dit rechtvaardigt. Bovendien waarderen de meeste medewerkers het ontvangen van positieve feedback en opbouwende kritiek. Aan de andere kant is het acceptabel om de aankondiging van een vrije dag na Thanksgiving per e-mail naar alle personeelsleden te sturen.
Inzicht in uw publiek is een cruciaal punt bij het leveren van ethische communicatie. Zonder een goede kennis van het publiek kan de boodschapper zonder het te weten beledigingen beledigen of zelfs een boodschap overbrengen die niet eens bedoeld is voor dat publiek. Als de koerier een topbestuurder van het bedrijf is, heeft ze Cliffs Notes van de afdeling personeelszaken nodig om haar te begeleiden over de beste manier om informatie te leveren die naar verwachting slecht zal worden ontvangen.
Human Resources Rol in ethische communicatie
De personeelsafdeling is meestal de go-to-afdeling voor communicatie met medewerkers. HR moet worden betrokken bij alle berichten aan werknemers, met name degenen die afkomstig zijn van het hoogste niveau van leiderschap. Paul Gennaro, senior vice-president corporate communications en chief communication officer voor AECOM, zegt in een interview met SHRM Online: "Het moet van HR-kant zijn - wat zijn de waarden van de organisatie? Hoe meten we prestaties? Versterken we ethiek en integriteit? Maken we het onderdeel van onze cultuur? "Bijvoorbeeld, de leiding van HR-leiderschap in ethische communicatie kan de bedrijfsvoorzitter helpen om een goed ontvangen boodschap af te leveren, vandaar Cliffs Notes van HR.
De personeelsafdeling is in het algemeen verantwoordelijk voor het opstellen van berichten die leiderschap aan de werknemers zal bezorgen. HR beantwoordt ook de vragen van werknemers over de boodschap. Een HR-medewerker kan bijvoorbeeld de speech van een bedrijfsvoorzitter opstellen en haar vragen stellen die werknemers waarschijnlijk zullen stellen. Naast het schrijven van de toespraak, kan HR ook antwoorden geven op verwachte vragen, of in ieder geval de president vertellen hoe hij medewerkers naar de juiste bron kan sturen voor een completer antwoord. Naast het voorbereiden van de inhoud van het bericht en Q & A, kan HR de president voorbereiden op de levering van de toespraak, zoals in de timing, wat ze moet weten over het publiek, bijvoorbeeld een kleine groep of een vergadering met alle partijen, en geef haar tips over hoe je niet defensief kunt worden of persoonlijke vragen kunt stellen aan werknemers. Coaching in dit scenario kan ook advies zijn voor het analyseren van de lichaamstaal van de doelgroepleden om hun antwoord op haar bericht te bepalen.
