Concurrentie voor de loyaliteit van consumenten maakt het belangrijk dat bedrijven alles doen wat ze kunnen om redelijkerwijs aan de behoeften van de klant te voldoen. Om op de goede weg te blijven met hun serviceprioriteiten, hanteren veel bedrijven een klantenservicehandvest, een document waarin de doelstellingen en processen van klantenservice worden beschreven. Het schrijven van een klantenservice-charter kost niet veel tijd of geld.
Ontwikkel een algemene overzichtsverklaring van uw bedrijf die beschrijft wat u doet of welke producten en diensten u aanbiedt. Als u bijvoorbeeld een juweliersbedrijf bezit, zou uw overzicht kunnen luiden: "XYZ Company is een ambachtelijk bedrijf dat handgemaakte sieraden maakt gemaakt van echte edelstenen."
Noteer de doelstellingen van uw klantenservice. Als u bijvoorbeeld een grafisch ontwerpbureau bezit, kunnen uw doelen het voltooien van orders binnen het opgegeven tijdskader zijn met minder dan drie revisies. Als u een sportschoenenwinkel heeft, kunnen uw klantenservicedoelen ervoor zorgen dat elke klant de geschiktste schoen voor zijn sport vindt en voldoende deskundig is om alle vragen die ze over sportschoenen hebben te beantwoorden.
Noteer de rechten van uw klanten als ze betrekking hebben op uw bedrijf. Een kledingwinkel kan bijvoorbeeld oordelen dat zijn klanten recht hebben op beleefde, tijdige hulp en een snelle afhandeling.
Voeg een sectie aan uw charter toe waarin wordt uitgelegd wat uw bedrijf zal doen om ervoor te zorgen dat u uw klantenservice doelstellingen bereikt en de rechten van uw klanten observeert. Teruggaand naar het voorbeeld van de kledingwinkel, kunt u besluiten dat u alle displays presentabel of ordelijk zult houden, elke klant met een glimlach begroet en regelmatig nieuwe trends in uw inventaris introduceert.
Noteer in uw handvest wat klanten kunnen doen als zij niet het gevoel hebben dat hun rechten worden nageleefd of dat uw klantenservice niet wordt bereikt. Dit kan het postadres, telefoonnummer of e-mailadres zijn van een klantklachtenafdeling of bedrijfsmanager.
Plaats het charter met klantenservice op de website van uw bedrijf, blog of in uw winkel of kantoor.
