In de boekhouding zijn er verschillende financiële documenten die worden gebruikt om de transacties van een bedrijf en de algehele financiële gezondheid te volgen. Het grootboek en de balans zijn twee van de centrale documenten in het boekhoudproces van een bedrijf. Hoewel ze vergelijkbare informatie bevatten, zijn het grootboek en de balans niet hetzelfde. Hun doel is gescheiden en de methoden voor het registreren van informatie in elk zijn verschillend.
Definitie
Alle transacties worden in het grootboek van het dagboek geboekt met behulp van een systeem van debiteringen en tegoeden, net zoals u dat in een chequeboek gebruikt. Het is de kern van de financiële administratie van uw bedrijf en houdt elke transactie bij vanaf de eerste dag van de geschiedenis van uw bedrijf. Een balans wordt niet in detail vastgelegd als een grootboek. Het is een momentopname van de financiële gezondheid van een bedrijf in termen van activa en passiva op een bepaald moment.
Structuur
Accounts in een grootboek zijn gegroepeerd in vijf categorieën; activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven. Er is meestal een afzonderlijke pagina voor elk account dat door het grootboek wordt bijgehouden. Transacties worden geregistreerd in een grootboekrekening zoals ze voor elk account voorkomen. Een betaling aan een crediteur wordt bijvoorbeeld opgenomen onder 'kosten' en op dezelfde dag als een klant een betaling aan het bedrijf heeft gedaan, wordt deze onder 'opbrengst' geboekt. Een balans is niet verdeeld in afzonderlijke pagina's. In plaats daarvan worden de totalen voor elke categorie geregistreerd zoals ze voor die periode staan. Zo worden bijvoorbeeld de totalen per 31 december opgenomen en worden ook de kosten opgeteld en vastgelegd. Betalingen aan crediteuren A, B en C worden dus opgeteld in plaats van afzonderlijk vastgelegd.
Doel
Het grootboek wordt gebruikt als gegevensbron voor andere financiële documenten, inclusief de balans. Het grootboek traceert transacties en houdt een register bij van alle gegevens voor het bedrijf zodat andere financiële documenten nauwkeurig kunnen worden samengesteld. Inconsistenties, boekhoudkundige fouten en verliezen kunnen worden gevolgd via het grootboek. De balans toont wie er naar kijkt (zoals een schuldeiser bijvoorbeeld) wat een bedrijf bezit en wat het verschuldigd is aan andere partijen vanaf de datum waarop het is voltooid. Balansen worden vaak gebruikt om te bepalen of een bedrijf in aanmerking komt voor krediet of een lening. Schuldeisers, investeerders (potentieel en actueel), management, leveranciers, klanten, overheidsinstellingen en vakbonden gebruiken de balans om te voorspellen waar het bedrijf zal zijn of hoe het er financieel zal uitzien. Voor een crediteur is dit een hulpmiddel om het "risico" van het bedrijf te schatten bij het overwegen van een lening. Voor de CEO of president van het bedrijf helpt de balans om te bepalen of het bedrijf te veel voorraad heeft of dat het de omzet moet verhogen.
