Administratieve assistenten en clubsecretarissen kunnen vergaderminuten op verschillende manieren opslaan. Het is het beste om zowel een elektronische als een papieren versie te hebben zodat de een als back-up kan dienen voor de andere als een kopie verloren raakt of per ongeluk wordt geruïneerd.
Het bestand elektronisch opslaan
Sla vergaderminuten op uw computer op dezelfde locatie op als uw organisatie een vergadering heeft. Geef het elke keer een vergelijkbare bestandsnaam, zodat u in de toekomst gemakkelijk het exacte bestand kunt vinden dat u nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld de vergaderminuten van non-profitorganisaties 'Board_Minutes_21 april 2011' en vervolgens de volgende maand opslaan als 'Board_Minutes_20 mei 2011.' Als u verschillende soorten vergaderingen hebt om de minuten bij te houden, sla ze dan op in een andere map. Men kan worden aangeduid als "Board Meetings" en een andere "Staff Meetings", die beide worden bewaard in een map "Meetings" op uw computer.
Online opslag
Sla uw minuten op met behulp van een online documentopslagdienst. Deze services vragen meestal een vergoeding, maar als uw computer of server uitvallen, kunt u vanaf een andere locatie toegang krijgen tot internet en uw bestanden ophalen.
prijzen
Online opslagbedrijven bieden mogelijk een gratis proefperiode om hun product te testen. LiveDrive biedt bijvoorbeeld een gratis proefperiode van twee weken en rekent $ 6,95 per maand voor één computerback-up en $ 16,95 per maand voor maximaal drie computers om vanaf april 2011 online back-ups te maken. Beide abonnementen hebben onbeperkte bandbreedte (bedrag dat u kunt uploaden en downloaden). Elephant Drive heeft een gratis proefperiode van 15 dagen. Het biedt een individueel abonnement met maximaal 100 GB opslagruimte voor 2 computers voor $ 9,95 per maand of $ 99,50 per jaar. Het gezinsplan omvat maximaal vijf apparaten, heeft tot 500 GB opslagruimte voor $ 19,95 per maand, of $ 199,50 per jaar.
Harde kopieën
Druk een kopie van de vergaderminuten af. Plaats verdelers met het label van de maand en het jaar van de vergaderingen in een map. Voeg de kopie van de notulen toe aan het juiste maand- en jaargedeelte. Terwijl je binders vullen, label je de rug met het jaartal van de minuten en start je een nieuwe binder. Overweeg om twee papieren exemplaren van uw vergadernotulen op twee locaties te bewaren voor het geval er iets met een van hen gebeurt.
