De meeste organisaties waaraan u uw goederen of services verkoopt, wijzen u een uniek leveranciersnummer toe. Als Macy's bijvoorbeeld uw modellijn verkoopt, zal het bedrijf u invoeren in de leveranciersdatabase en u een leveranciersnummer toewijzen. Er zijn een paar dingen die u moet weten als u een leveranciersnummer wilt hebben bij een bepaald bedrijf, non-profitorganisatie of overheidsbedrijf.
De meeste bedrijven, wanneer ze u invoeren in hun leveranciersdatabase, hebben uw IRS toegewezen werkgeversidentificatienummer nodig, soms uw federale belastingidentificatienummer genoemd. Als u een eenmanszaak bent, moet uw sofinummer voldoende zijn. Naast het meer algemeen aanvaarde identificatienummer voor het verkrijgen van een leveranciersnummer, helpt het hebben van een EIN u ook te beschermen tegen identiteitsdiefstal. De IRS biedt een online service waarmee u een EIN kunt aanvragen en deze onmiddellijk kunt laten uitgeven (zie bronnen).
De bedrijven waarmee u zaken doet, zullen u een leveranciersnummer geven dat vaak uw EIN is met een paar extra cijfers waarop u kunt letten. Gebruik dat nummer op alle facturen of andere correspondentie die u verzendt naar dit bedrijf of overheidsinstantie.
Als u zaken wilt doen met staats- of lokale overheden of federale overheidsinstanties, moet u weten wat hun leveranciersregistratieprocedure is. Vaak moet u zelf gegevens in hun online databases invoeren en alleen dan kunt u bieden op hun contracten.
Ga er niet vanuit dat als u een leveranciersnummer bij één overheidsinstantie heeft, dit hetzelfde zal zijn voor andere delen van dezelfde overheid. Evenzo is het hebben van een leveranciersnummer bij een warenhuisvestiging of een fastfood-franchiselocatie vaak alleen goed voor die locatie en moet u een afzonderlijk leveranciersnummer krijgen voor elke franchiselocatie of filiaal waar u zaken mee doet. Er zijn enkele deelstaatregeringen die dit proces hebben aangescherpt door het implementeren van staatsbrede leveranciersdatabases.
