Een charterbrief of -document is een officieel ondertekend rapport dat een project of organisatie schriftelijk definieert. Het handvest is ontworpen om het project te specificeren, inclusief doelen en missies. Met duidelijk omschreven doelen zal een project eerder succesvol zijn. Uw organisatie of bedrijf moet de charterbrief maken en goedkeuren voordat u een grootschalig project uitvoert om overeenstemming te bereiken over alle aspecten van het plan. De stappen voor het schrijven van een charterbrief kunnen variëren, afhankelijk van uw specifieke project, maar er zijn enkele algemene stappen.
Neem de project- of organisatienaam op in de top van uw charter. Voeg de naam van de manager en eventuele andere belangrijke leden van de organisatie toe.
Definieer doelen en missies van uw organisatie in de eerste alinea van uw charter. Zorg ervoor dat alle leden van de organisatie het eens zijn over de doelen en dat ze haalbaar zijn.
Bepaal wat de vereisten zullen zijn om lid te worden van uw organisatie. Als u bijvoorbeeld een charterbrief maakt voor een jeugdvoetbalclub, neemt u de leeftijds- en verblijfsvereisten op in uw charter.
Organiseer hoe de associatie wordt uitgevoerd. Als er een specifieke hiërarchie is, neemt u deze details op in het charter. Als uw organisatie bijvoorbeeld directeuren, managers en teamleiders heeft, wilt u aangeven aan wie elke positie rapporteert.
Neem verantwoordelijkheden op van elk lid van uw organisatie of projectteam. Hoe meer details u toevoegt in uw charterbrief, hoe minder verwarring er later zal zijn.
Voeg een specifiek gedeelte toe aan uw charterbrief waarin wordt aangegeven hoe u wijzigingen toevoegt. Onvermijdelijk zul je op een later tijdstip iets anders bedenken om in je handvest op te nemen. Ontwikkel een plan met uw organisatie voor manieren om wijzigingen toe te voegen.
Beoordeel de charterbrief met leden van uw organisatie. Probeer zoveel mogelijk informatie op te nemen. Dit is het geldende document en moet gedetailleerd zijn.
Onderteken en dateer het document. Andere leden van het bestuur die hebben bijgedragen aan het opstellen van de charterbrief, moeten ook het handvest ondertekenen. Kopieën leveren aan leden van uw organisatie en kopieën in de archieven van uw club opslaan.
