Regelmatig geplande personeelsbijeenkomsten zijn een essentieel communicatiemiddel. In plaats van te vertrouwen op memo's of e-mail, volg je een persoonlijke benadering. Dit biedt niet alleen mogelijkheden om relevante informatie te geven, maar ook om vragen te beantwoorden en potentiële misverstanden te verhelderen. In tegenstelling tot andere typen vergaderingen, zijn briefingsessies meestal gericht op zakelijke of projectactiviteiten en duren deze niet langer dan 15 minuten tot 30 minuten.
Basisregels
Hoewel briefingsessies vaak informeel zijn, moeten basisregels voor goed gedrag en communicatie nog steeds van toepassing zijn. Een kort tijdsbestek maakt het van vitaal belang om regels vast te stellen die ervoor zorgen dat anderen luisteren wanneer iemand spreekt, die de communicatie op het juiste moment houden en professioneel zijn en die vragen en productieve feedback aanmoedigen. Omdat de briefingsessies zich richten op het aanbieden van updates en andere relevante informatie, moeten personeelsleden bovendien begrijpen dat dit niet de plaats is om over het beleid of de beslissingen van het bedrijf te discussiëren.
Werk vanuit een vooraf bepaalde agenda
Bereid een agenda voor net voordat de briefing begint. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de briefing zowel standaardartikelen als elk breaking news bevat. Een agenda voor een personeelsbijeenkomst vóór de ploeg kan bijvoorbeeld taaktoewijzingen, planningsaanpassingen en informatie over gebeurtenissen die plaatsvonden tijdens de vorige dienst omvatten. U kunt de agenda verspreiden of medewerkers vragen notities te maken. Het doel is om u op het goede spoor te houden en ervoor te zorgen dat de briefing nuttig is.
Begin met een knal
Breng de eerste twee minuten van elke briefing activerende en motiverende personeelsleden. Begin met goed-nieuwsaankondigingen, zoals het feliciteren van het team voor het voldoen aan verkoopdoelen van de vorige dag, verwelkomen van een nieuwe medewerker of aankondigen van de datum voor een medewerker-appreciatiedag. Volgens Albert Mensah, een professionele coach en auteur, is waar je het over hebt niet zo belangrijk als of het een motiverend effect oplevert.
Reserveer vragen voor het einde
Reserveer het grootste deel van de tijd voor het verspreiden van informatie. Vertel personeelsleden dat u aan het einde vragen zult beantwoorden en informatie zult verduidelijken, niet tijdens de briefing. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat u binnen het tijdsbestek blijft en de aandacht van iedereen gericht houdt op de informatie die voorhanden is. Als je een vraag niet meteen kunt beantwoorden, krijg je het antwoord zodra de briefing voorbij is en volg je zo snel mogelijk een follow-up, vooral voor tijdgevoelige vragen.
