De opgebouwde vakantie wordt niet op de balans weergegeven als zijn eigen regelitem, maar als een onderdeel binnen de regel 'Oplopende lonen' in het gedeelte 'Passiva'. Niet alle bedrijven rapporteren afzonderlijk 'Lopende lonen' en opgebouwde vakantiedagen kunnen worden gebundeld in een groter regelitem 'overlopende kosten'.
Opgebouwde vakantie
Betaalde vakantie is een bijkomend voordeel dat veel werkgevers hun werknemers aanbieden. Als een secundaire uitkering wordt betaalde vakantie niet meegerekend in het salaris of het uurloon van de werknemer. Het bedrijf neemt echter de kosten van secundaire voordelen op bij de berekening van het totale compensatiepakket van een werknemer. Als zodanig lijkt een opgebouwde vakantie een loon- of compensatie-gerelateerde uitgave op de balans van het bedrijf.
Rapportage
Bedrijfsaccountants registreren alle opgebouwde vakantie voor eigen rekening in het grootboek van het bedrijf. Bij het genereren van een balans wordt het totaal van die rekening opgeteld bij de totalen in andere secundaire rekeningen - ziekteverlof, verzekeringspremies enz. - en toegevoegd aan de lijn "Opgebouwde lonen" op de balans. "Lopende lonen" is een te betalen rekening en maakt deel uit van de groep "Lopende verplichtingen" aan het begin van het gedeelte "Passiva".
Verschillen in rapportage
Boekhoudkundige wetten verschillen van staat tot staat en sommige regelitems zijn niet relevant voor sommige bedrijven. Als gevolg hiervan, opgebouwde vakantie verschijnt niet op precies dezelfde manier op elke balans. Vakantie kan ook worden weergegeven als onderdeel van een regelitem 'Bedrijfskosten' of onder een andere term die verwijst naar lonen of dagelijkse operationele kosten. Sommige bedrijven kunnen alle compensatie-uitgaven gewoon in één groot regelitem 'Betalingen met crediteur' laten rollen. Dit regelitem bevat ook leveranciersfacturen, uitgaven voor bedrijfscreditcards en andere kosten.
Op transactiebasis versus contant
Bedrijven kunnen accrual accounting of cash accounting gebruiken. Velen gebruiken een periodetoerekeningsysteem, dat uitgaven registreert terwijl het bedrijf ze oploopt. Cash accounting registreert transacties terwijl het bedrijf contanten ontvangt en uitgeeft. Accrual-boekhoudrapporten hebben betrekking op vakantie zoals beschreven in hoofdstuk 2. Opgelopen vakantiedagen bestaan echter niet in de financiële overzichten van bedrijven die een cashsysteem gebruiken omdat het bedrijf de kosten pas boekt als een werknemer vakantie neemt.
