Als uw bedrijf in het buitenland goederen koopt of verkoopt en u facturen in een vreemde valuta betaalt of maakt, moet u de factuur naar uw eigen valuta converteren op uw inkomstenoverzicht. De eerste conversie vindt plaats wanneer u de factuur creëert of ontvangt, de tweede op de datum waarop de boekhoudperiode eindigt en de derde wanneer u de factuur vereffent. Als de wisselkoers verandert tussen de omzettingsdatums, slaat u het verschil op als een winst of verlies in een vreemde valuta transactie.
Hoe wisselkoersen van invloed zijn op uw bedrijf
Elk bedrijf dat zaken doet in het buitenland zal worden beïnvloed door de wisselkoers. Een veelvoorkomend scenario is wanneer u grondstoffen uit het buitenland koopt en wordt gefactureerd in een andere valuta dan uw eigen valuta, meestal Amerikaanse dollars als uw bedrijf in de Verenigde Staten is gevestigd. Omdat valutakoersen dynamisch zijn, is de kans groot dat de wisselkoers anders is als u de factuur binnen 30 dagen vereffent dan als u de factuur vandaag vereffent. Of u uiteindelijk meer of minder betaalt tegen dezelfde factuur, is afhankelijk van de richting waarin de wisselkoers evolueert.
Hetzelfde geldt als u een factuur in een vreemde valuta zoals euro ophaalt, en de klant betaalt u 15 of 30 dagen na de factuurdatum in euro's.
De meldingsplicht in de eigen valuta
Een belangrijke regel voor de boekhouding is dat uw balans en resultatenrekening moeten worden gerapporteerd in uw eigen valuta. U registreert dus alle uitgaven in vreemde valuta die door uw bedrijf worden gemaakt, evenals facturen die in Amerikaanse dollars zijn gemaakt met de wisselkoers die geldt op de datum waarop u de transactie registreert. Als u bijvoorbeeld goederen koopt voor £ 10,000 GBP en de wisselkoers 1,3 dollar voor het Britse pond, dan zou u een uitgave van $ 13.000 registreren.
Valutawinsten en -verliezen
Wanneer u een factuur invoert in één tempo en deze op een ander tarief betaalt, genereert dit een wisselkoerswinst of -verlies, afhankelijk van de manier waarop de wisselkoers is gewijzigd. Er zijn twee soorten winsten en verliezen:
- Niet-gerealiseerde winsten en verliezen die worden geboekt op onbetaalde facturen aan het einde van de maand of een andere boekhoudperiode
- Gerealiseerde winsten en verliezen die worden geregistreerd op het moment van betaling of ontvangst
U moet dus een valutaconversie uitvoeren wanneer u de transactie voor het eerst registreert en opnieuw bij de facturering. Als de afwikkelingsdatum ver in de toekomst ligt, moet u mogelijk een reeks winsten of verliezen over meerdere boekperioden opnemen. Wisselkoerswinsten en -verliezen die voortvloeien uit de omrekening worden geboekt onder de rubriek "Winsten / verliezen in buitenlandse valuta's" op de winst- en verliesrekening.
De Exchange opnemen
De eenvoudigste manier om het effect van valutawinsten en -verliezen te laten zien, is een voorbeeld. Stel dat Aardvark Inc. op 8 december $ 100.000 aan goederen verkoopt aan Le Chien, een bedrijf in Frankrijk, en stemt ermee in de betaling in euro te accepteren. Aardvark registreert deze transactie als een debet voor debiteuren van $ 100.000 en een krediet voor de verkoop van $ 100.000.
Op de datum van de verkoop is één euro gelijk aan $ 1,15. Le Chien is dus 86.957 euro ($ 100.000 gedeeld door $ 1.15) verschuldigd.
Aan het einde van het jaar moet de boekhouder de boekhouding voor Aardvarken afsluiten. Op 31 december is een euro $ 1,12 waard.Dit betekent dat de vorderingen op Le Chien nu worden gewaardeerd op $ 97.392 ($ 1,12 x 86.957 euro). De accountant registreert een niet-gerealiseerde valutaverlies van $ 2.608 ($ 100.000 minus $ 97.392) in de geaccumuleerde andere uitgebreide rekening op het grootboek.
Op 18 januari betaalt Le Chien het volledige bedrag van 86.957 euro. De wisselkoers voor euro is echter verder gedaald en een euro is nu $ 1,10 waard. De waarde van de 86.957 euro die Aardvark van Le Chien ontvangt, is gedaald tot $ 95.653. De accountant registreert nu een werkelijk gerealiseerd verlies van $ 4.347 ($ 100.000 minus $ 95.653) op de winst- en verliesrekening van Aardvark. De voorgaande boekingen van niet-gerealiseerde verliezen in de geaccumuleerde andere uitgebreide rekening worden uit de boekhouding verwijderd.
