Het is belangrijk om te weten hoe u een goed gemaakte zakelijke brief schrijft. Als u solliciteert naar een baan, een vergadering aanvraagt of een voorstel verzendt, moet u ervoor zorgen dat u de juiste zakelijke letterindeling hebt gebruikt en dat uw brief foutloos en duidelijk geschreven is. Je wilt ook zeker weten dat het de juiste persoon bereikt. Een goede manier om dit te doen is om een "aandachtslijn" toe te voegen aan uw brief.
Waar gaat de aandachtslijn naartoe?
Een formele zakelijke brief begint met uw naam en adres in de linkerbovenhoek, vervolgens de datum en vervolgens het adres van de ontvanger. Als u besluit om een attentielijn toe te voegen, voegt u deze direct achter het tweede adres in.
Een attentielijn is anders dan een onderwerpregel. Een attentielijn stuurt de brief naar een ontvanger door de volledige naam of de titel te gebruiken. Het is het meest logisch om een attentielijn te gebruiken als u alleen de titel van de ontvanger kent en niet de volledige naam.
Een onderwerpregel daarentegen verklaart de bedoeling van de brief. Af en toe zijn deze handig als u de naam of titel van de ontvanger niet weet. Dan kunt u een onderwerpregel gebruiken zoals, Onderwerp: Sollicitatiebrief voor een marketingstagiair.
Voorbeeld van een waarschuwingslijn
De lay-out voor een zakelijke brief met een aandachtslijn ziet er als volgt uit:
Voorbeeld:
Uw naam
Jouw adres
Jouw telefoon nummer
De datum van vandaag
Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
Let op: Director of Marketing
De brief zou volgen.
Wanneer u een waarschuwingslijn nodig heeft
Er zijn een paar redenen waarom een aandachtslijn een goed idee is voor een zakelijke brief.
- U kent de naam niet van de persoon die de brief zou moeten ontvangen, maar u kent wel zijn of haar titel. In dit geval zou de attentielijn alleen de titel bevatten. Let op: Director of Marketing
- U wilt dat de brief aan een bepaalde persoon in een bedrijf wordt bezorgd.
- U wilt dat de brief de ontvanger sneller bereikt.
Wanneer een waarschuwingslijn overbodig is
Aandachtslijnen zijn het handigst als u de naam niet weet van de persoon die uw brief zou moeten ontvangen. Dan is het logisch om aandacht te schrijven: marketingdirecteur. Het zou dom lijken om te schrijven Geachte directeur van marketing. Een aandachtslijn is logischer als je de titel alleen gebruikt.
Wanneer u de volledige naam en titel van de ontvanger kent, is het standaard om de aandachtsregel weg te laten en alleen hun naam en titel op te nemen, zowel in de adresregel van het bedrijf als in de aanhef.
Voorbeeld:
Uw naam en adres
Datum
Barry Botts
marketingdirecteur
Naam en adres van het bedrijf
Geachte heer Botts:
Gebruik alleen aandachtslijnen als dat nodig is. Ze zijn geen standaardpraktijk, maar kunnen goed werken als je de naam van een ontvanger niet weet maar wel de titel kent.
