In vergelijking met faxen is e-mailen een handigere methode om informatie van het ene punt naar het andere te krijgen.Maar u moet het faxapparaat nog niet geleidelijk verwijderen als een essentieel kantoorinstrument. Natuurlijk is er af en toe een vastgelopen apparaat, bezetsignaal en ontbrekende pagina, maar faxen zijn het waard om te gebruiken en hebben voordelen: grotere documenten kunnen worden verzonden, sommige mensen zien ze als een professionelere vorm van zakelijke communicatie en ondertekende handtekeningen op faxen zijn legitiem.
Schrijf de naam van de ontvanger en afzender van de fax in de secties Aan en Van van het faxvoorblad.
Schrijf uw telefoon- en faxnummers in het juiste fax- en telefoonnummer. velden. Dit is handig als de ontvanger moet bellen of faxen.
Voer het totale aantal pagina's in de fax in, inclusief het voorblad in het totaalnr. van pagina's of sectie No. van het voorblad. Dit vertelt de ontvanger hoeveel pagina's hij zou verwachten te ontvangen in de fax.
Schrijf één tot drie woorden die het doel van de fax beschrijven in de RE-sectie van het voorblad. Voeg een referentienummer toe indien van toepassing.
Vul het juiste vakje in of omcirkel de juiste woordbeschrijving die de urgentie aangeeft van de fax of uw antwoordwensen van de ontvanger.
De meeste faxen bevatten antwoordbeschrijvingen, zoals: voor controle (geen actie vereist), commentaar (reactie vereist), dringend (onmiddellijk behandelen), vertrouwelijk (alleen voor bepaalde ogen) of antwoord alstublieft (antwoord vereist).
Schrijf eventuele aanvullende opmerkingen of instructies waarvan u wilt dat de ontvanger het leest of waarvan u op de hoogte bent in het lege onderste gedeelte (Opmerkingen) van het faxvoorblad.
Plaats de datum waarop u de fax verzendt bovenaan het blad, na het controleren van de fax en zorg ervoor dat alle relevante delen van het voorblad compleet zijn.
Tips
-
Druk duidelijk en leesbaar af om te controleren of het voorblad leesbaar is.
Gebruik blauwe of zwarte inkt als het voorblad wordt gescand of gefotokopieerd.
Waarschuwing
Vermijd het versturen van vertrouwelijke informatie via fax. Er is geen manier om te weten wie aan de andere kant is.
