Een actieplan voor prestaties, ook prestatieprestatieplan genoemd, biedt een medewerker richtlijnen voor verbetering, schriftelijk, door de manager of supervisor van de werknemer. Het actieplan wordt aan de werknemer gepresenteerd tijdens zijn functioneringsgesprek. Het plan omvat over het algemeen een tijdschema waarin de werknemer zijn prestaties moet verbeteren. Om misverstanden weg te nemen en de medewerker een duidelijk pad te geven, moet het actieplan voor prestaties naar behoren worden uitgevoerd.
Voer lopende discussies met de werknemer over haar werkprestaties voordat u het plan aflevert. Anders zal de werknemer niet voorbereid zijn op de onbevredigende beoordeling.
Schrijf het actieplan en vat eerdere discussies samen met de data van de discussies. Vermeld wat er is besproken en de uitkomst van deze discussies. Als de werknemer bijvoorbeeld heeft afgesproken dat hij zijn werkprestaties moet verbeteren, noteer dan deze overeenkomst. Als hij het er niet mee eens was, geef dit dan aan.
Document de onvervulde standaarden van de medewerker. Let op de uitdagingen die de werknemer heeft ondervonden in haar rol. Vermeld de verwachtingen van de positie van de werknemer zoals uiteengezet in haar geschreven taakomschrijving waarvan ze een kopie zou moeten hebben.
Vermeld het effect van de prestaties van de medewerker op de afdeling of het bedrijf. Vermeld hoe zijn prestaties zijn collega's, ondergeschikten of superieuren hebben beïnvloed.
Noteer het gedrag of de prestatieveranderingen die de medewerker moet maken. Vermeld de beoordeling en ingangsdatum. Geef precies aan welke taken de medewerker zal uitvoeren en hoe u haar zult helpen verbeteren gedurende het toegewezen tijdsbestek.
Waarschuw de werknemer van zijn verwachtingen, mondeling en schriftelijk. Bespreek de strategieën die u zult gebruiken om zijn voortgang bij te houden. Als timemanagementvaardigheden bijvoorbeeld een probleem zijn, laat hem dan weten dat je dagelijkse e-mails verwacht die de voortgang van toegewezen projecten weergeven.
Communiceer met de medewerker welke acties zullen worden ondernomen als ze tijdens de verbeteringsperiode niet aan de werk- of gedragsnormen voldoet. Dit kan onder meer het aanbieden van aanvullende training, het wijzigen van haar functieomschrijving of beëindiging omvatten als de standaarden consequent onvervuld blijven.
Vraag de medewerker om feedback over het actieplan. Hij hoeft u geen schriftelijk antwoord te geven; maar als hij deze methode verkiest, sta hem dat toe. Hij kan je ook mondelinge feedback geven, die je moet noteren en hem eerst moet vragen. Als hij zijn initialen niet wil geven, noteer dan het antwoord en vermeld de datum en tijd.
Vertel de werknemer om het actieplan te ondertekenen. Zorg ervoor dat het document aangeeft dat de handtekening van de werknemer niet betekent dat zij het eens is met de inhoud; ze bevestigt eenvoudig de ontvangst ervan.
Tips
-
Een kopie van het actieplan moet worden toegezonden aan de personeelsafdeling en in het personeelsdossier van de werknemer worden geplaatst.
