Geen enkel bedrijf is te klein voor een voorraadbeheersysteem. Desondanks zijn opties zoals een geïntegreerd elektronisch systeem niet noodzakelijk en ook niet kosteneffectief. Aan de andere kant kan het moeilijk zijn om een balans te vinden tussen te veel en te weinig inventarisatie met een handmatig systeem. Als dit uw bedrijf beschrijft, kan het gebruik van een Excel-spreadsheet om voorraad bij te houden een kosteneffectief alternatief zijn. Hoewel Excel niet alles kan automatiseren, kunnen formules en voorwaardelijke opmaakregels u helpen bij het berekenen van actuele voorraadniveaus en helpen bij nauwkeurige en tijdige voorraadbestelling.
Maak een Basic Inventory Spreadsheet
Maak een nieuwe spreadsheet of download een gratis template voor het bijhouden van inventarissen van de Microsoft Office-website op office.microsoft.com. Voor een eenvoudig systeem werkt een spreadsheet met 11 kolommen voor inventariscontroletaken. Maak kolomlabels voor inventaris-ID, productnaam, beschrijving, eenheidsprijs, aantal in voorraad, verkochte artikelen, huidige hoeveelheid, bestelniveau en een kolomlabel om te bepalen dat items niet meer worden verkocht. U moet de spreadsheet met actuele informatie invullen, dus dit kan ook een goed moment zijn om een aantal fysieke inventarislijsten uit te voeren.
Hoe het werkt
Voer de huidige voorraadgegevens in alle items, behalve de verkochte artikelen, de huidige hoeveelheid en de beëindigde kolommen in. De kolom met beëindigde items dient als een alternatief voor het verwijderen van informatie uit de spreadsheet als items niet langer beschikbaar zijn. Terwijl u de spreadsheet bijwerkt door items in te voeren die zijn verkocht, berekent een formule de hoeveelheid die momenteel beschikbaar is. Als de huidige kwantiteitsniveaus gelijk zijn aan of lager zijn dan het bestelniveau, zal de achtergrondkleur in de kolom met de huidige hoeveelheid u waarschuwen om opnieuw te ordenen door van kleur te veranderen.
Maak een huidige hoeveelheid-formule
Voer een aantal in voorraad minus items verkochte formule in de kolom huidige hoeveelheid in. Om het te maken, klikt u in de eerste cel onder het kolomkolomlabel van de huidige hoeveelheid en voert u een gelijkteken in. Klik vervolgens in de eerste cel onder het aantal in voorraadlabel, voer een minteken in, klik in de eerste cel onder het verkochte label en druk op "Enter". De formule kan bijvoorbeeld worden weergegeven als "= E3-F3." Als u de formule wilt uitbreiden, klikt u op de cel en plaatst u de muisaanwijzer op de rechterbenedenhoek van de cel, zodat de aanwijzer op een kruis lijkt. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep naar de onderkant van het werkblad.
Voer een regel voor opnieuw ordenen in
Wijzig de achtergrondkleur van de huidige hoeveelheidscel in rood om u te waarschuwen wanneer het tijd is om opnieuw te ordenen. Hiertoe klikt u in de eerste cel onder het kolomkolomlabel van de huidige hoeveelheid, selecteert u 'Voorwaardelijke opmaak' in het Excel-lint, kiest u 'celopties markeren' en selecteert u 'tussen'. Typ in het dialoogvenster dat wordt geopend het cijfer 5 in het eerste tekstvak, typ nul in het tweede tekstvak en kies "licht rood opvullen" in de vervolgkeuzelijst. Breid de regel uit door alle cellen in de kolom te slepen, net als bij de formule.
