Het opstellen van een certificaat van tewerkstelling is een veel voorkomende taak op het gebied van human resources. Het is echter over het algemeen geen goed idee om informatie over huidige of vroegere werknemers telefonisch te bezorgen. Om te beginnen kun je de identiteit van de beller niet verifiëren. Voor een ander is het verspreiden van informatie via de telefoon een schending van de privacy-regels die de meeste bedrijven hanteren. Een betere optie is om schriftelijke toestemming van de werknemer te vragen en vervolgens schriftelijk werkgelegenheidsinformatie te verstrekken.
Waarom een verklaring van werk?
Bedrijven en individuen die beslissingen nemen op basis van huidige of vroegere tewerkstelling en salaris, hebben een manier nodig om de informatie die door een medewerker wordt verstrekt te verifiëren. De meest voorkomende zijn banken en andere kredietinstellingen, huiseigenaren, uitzendbureaus en andere potentiële werkgevers. Lenders en huiseigenaren hoeven meestal alleen de arbeidsstatus en lonen of salarissen te verifiëren. Aanwervende bedrijven kunnen informatie vragen met betrekking tot aanwezigheid, functie en taken. Uw verificatiebeleid bepaalt hoeveel informatie uw bedrijf wil bieden.
Standaard versus formele verificatie
De informatie die u opneemt in een tewerkstellingscertificaat hangt vaak af van het feit of u een standaard of formeel certificaat maakt. Beide versies moeten op officieel bedrijfsbriefpapier staan en de datum, titel en handtekening bevatten van de persoon die de verificatie uitvoert. Een standaardcertificaat, zoals een huiseigenaar misschien vraagt, bevat doorgaans de naam van een werknemer, zijn werkstatus, zijn huidige functie en zijn basisjaarsalaris. Een formeel certificaat dat wordt afgegeven aan een kredietverstrekker kan ook het sofinummer van de werknemer en een officieel bedrijfszegel of stempel van een notaris bevatten.
Formaat en stijl
Een certificaat van tewerkstelling heeft geen standaard lay-out. Als u een standaardpapier van 8,5 bij 11 inch gebruikt, stelt u de paginarichting in op liggend en marges op 0,5 inch om de verificatie meer op een traditioneel certificaat te laten lijken. Stel de richting in op staand en gebruik standaard 1-inch marges voor het uiterlijk van een zakelijke brief. Centreer het briefhoofd, dat de bedrijfsnaam en contactgegevens moet bevatten en begin dan met het invoeren van verificatie-informatie. U kunt het certificaat als een tabel opmaken en elk stuk informatie op een afzonderlijke, regel met dubbele regelafstand invoeren. Voer links labels in zoals 'Medewerker', 'Huidige positie' en 'Jaarinkomen'. Voeg de juiste informatie toe aan de rechterkant.
Bezorgopties
Bezorgingsopties zijn vaak verschillend voor standaard- en formele certificaten. Voor een standaard certificaat van tewerkstelling zullen de meeste bedrijven de informatie per e-mail verzenden, faxen of e-mailen. Wanneer een formeel certificaat een sofinummer bevat, verzenden de meeste bedrijven de informatie via de Amerikaanse e-mail. U kunt werknemers ook toestaan om hun eigen certificaat op te halen en af te leveren. Of u een medewerker op de hoogte brengt dat u een certificaat heeft afgeleverd, is afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en het aantal verzoeken dat u ontvangt voor deze service.
