De meeste hotels voeren nachtelijke audits uit of controleren de balans van hun gastenboek.Deze controles worden voltooid om de nauwkeurigheid van gastaccounts te garanderen, om de financiële transacties van de dag te verifiëren en bezettingspercentages en kamerinkomsten bij te houden en om erachter te komen welke gasten de volgende dag zullen uitchecken. Nachtaudits kunnen handmatig of elektronisch worden uitgevoerd en er zijn veel stappen in de algemene procedure.
Voltooi uitstaande kostenboekingen
Night auditors zijn ervoor verantwoordelijk dat alle gasttransacties vanaf de dag correct worden geboekt en op gastaccounts worden geboekt. Deze kosten moeten op de juiste datum worden geboekt, of verwarring en afwijkingen kunnen optreden wanneer de gast aan het uitchecken is. Enkele voorbeelden van dergelijke kosten zijn onder meer servicekosten voor de kamer, kosten voor telefoon- of internetdiensten, kosten voor stomerij, minibar of parkeerservicekosten.
Verzamel kamerstatus en tarieven
Na beoordeling van het bezettingsoverzicht van de dag en de statusrapporten voor de huishouding, die elke ochtend worden voltooid, moet de nachtreceptionist eventuele discrepanties tussen de twee rapporten verzoenen om de werkelijke bezettingsstatus van de hotelkamer te leren kennen. Vervolgens vergelijkt hij de gastregistratie met het room report om er zeker van te zijn dat de in rekening gebrachte of genoteerde tarieven overeenkomen. Sommige gasten kunnen bijvoorbeeld bij het inchecken een korting krijgen op de zakelijke kamer, maar het reserveringssysteem vermeldt het standaardtarief.
Verifieer No-Shows
Wanneer gasten reserveringen hebben, maar nooit inchecken, worden ze beschouwd als no-shows. De nachtauditor moet deze informatie controleren in het frontofficesysteem om ervoor te zorgen dat dubbele reserveringen worden verwijderd, no-show facturen worden gefactureerd en de kamers als beschikbaar worden gemarkeerd. Hij moet ook in het systeem noteren dat de klant niet is komen opdagen, dus er zijn geen problemen wanneer de no-show een vergoeding in rekening wordt gebracht.
Tarieven en belastingen per postkamer
Dit nachtelijke auditingproces is meestal veel gemakkelijker met een geautomatiseerd systeem. De nachtauditeur plaatst of schrijft eenvoudig een vergoeding voor de werkelijke kamernachttarieven en eventuele toepasselijke belastingen naar alle bezette kamers. Na het bevestigen van de tarieven en belastingen, maakt de nachtauditor een kamerrente en een belastingrapport.
Genereren van rapporten
De nachtauditor maakt verschillende rapporten, behalve het kamertarief en het belastingrapport. Deze omvatten het dagelijkse operatierapport, de afzonderlijke afdelingsrapporten en het hoogbalansrapport. Het dagelijkse operatierapport bestaat uit een samenvatting van de hele dag en bevat details zoals totale omzet, front office contante transacties, operationele statistieken en vorderingen. De afzonderlijke afdelingsrapporten bevatten alle transacties van andere hotelafdelingen, zoals een restaurant of bar op het terrein, roomservice en andere hotelgebieden. Het rapport met hoge balans geeft eenvoudigweg aan wie gasten zijn die mogelijk de kredietlimieten van hun account bereiken.
Laatste procedures
De nachtenteller vergelijkt de contante betalingen en uitbetalingen, saldi van de registers en maakt vervolgens een storting voor de bank. Vervolgens maakt ze een back-up van het computersysteem van het hotel om ervoor te zorgen dat alle informatie wordt opgeslagen. De laatste procedure is het verspreiden van alle rapporten en informatie aan de juiste partijen, zoals de general manager, receptie manager en room service of restaurant manager.
