Een medewerker adviseren over lichaamsgeur is een van de meest ongemakkelijke taken waarmee managers en HR-professionals worden geconfronteerd. Lichaamsgeur gesprekken zijn zelden eenvoudig. Het niet kunnen aanpakken van lichaamsgeur kan echter een ongemakkelijke werkomgeving creëren voor medewerkers en klanten. Lichaamsgeur gesprekken moeten worden aangepakt met empathie, zorg en totale vertrouwelijkheid. Het is belangrijk om te onthouden dat lichaamsgeur veroorzaakt kan worden door verschillende factoren, niet alleen door slechte hygiëne.
Een privévergadering voorbereiden
Zorg ervoor dat u een nauwkeurige beschrijving van het probleem hebt. Komt het regelmatig voor of is het intermitterend?
Beveilig een privéterrein om de vergadering te leiden.
Druk het kledingvoorschriftenbeleid van uw organisatie af en markeer alle toepasselijke gebieden.
Plan de vergadering.
Maak een actieplan
Leg het doel van de vergadering uit aan de medewerker. Bespreek in algemene termen de informatie die u hebt ontvangen. Deel niet de namen van de medewerker (s) die het probleem hebben gemeld.
Vraag naar de feedback van de medewerker. Zijn ze op de hoogte van het probleem en / of weten ze wat de lichaamsgeur zou kunnen veroorzaken?
Als de geur een medische aandoening is, is het noodzakelijk dat u een redelijke aanpassing doet per Amerikaan met een invaliditeitswet. "Wanneer personen met lichaamsgeur de offensieve lichaamsgeur niet tot een aanvaardbaar niveau kunnen terugdringen, kunnen werkgevers overwegen een privékantoor een luchtzuiveringssysteem te geven, geurabsorberende producten in de werkomgeving te gebruiken of werk vanuit huis toe te staan", aldus bij het Office of Disability Employment Policy, een afdeling van het Amerikaanse ministerie van arbeid.
Als de geur niet het gevolg is van een medische aandoening, bepaal dan de oorzaak door de communicatie met uw werknemer.
Als de werknemer de oorzaak niet weet, vraag hem om zijn dieet, kleding en hygiëne actief te beoordelen in de komende twee of drie dagen. Plan een vervolgvergadering. Zodra u een mogelijke oorzaak hebt vastgesteld, maakt u een actieplan.
Kan het probleem worden aangepakt met zoiets eenvoudigs als een nieuwe deodorant of met flexibele pauzes in het toilet? Een verandering in het dieet? Opvolgen met de medewerker (s) die het probleem aanvankelijk meldde. Verzeker hen dat er stappen zijn gezet in de richting van een oplossing.
14-daagse follow-up
Plan een vervolgvergadering met de medewerker, ongeacht de oorzaak van het probleem. Als de lichaamsgeur het gevolg is van een medische aandoening, bespreek dan de stappen die het bedrijf heeft genomen om het probleem aan te pakken. Als het geen medische aandoening is, bespreek dan de stappen die de werknemer heeft gezet in de richting van een oplossing. Controleer alle hulp die het bedrijf heeft geboden. Herinner de werknemer eraan dat u beschikbaar blijft voor hen als ze ondersteuning nodig hebben bij het oplossen van het probleem.
Follow-up met de meldende medewerker (s) om ervoor te zorgen dat het probleem is opgelost.
Documenteer de oorspronkelijke klacht, samenvattingen van vergaderingen, alle stappen die zijn genomen in de richting van een oplossing en uw follow-upnotities. Sla alles op in een vertrouwelijk bestand, weg van het personeelsbestand.
Tips
-
Voer waar mogelijk uw vergadering buiten kantoortijden uit om maximale vertrouwelijkheid te waarborgen.
Waarschuwing
Hoe verleidelijk het ook is om klachten over lichaamsgeur te negeren, desalniettemin kan dit leiden tot een vermindering van het moreel van de werknemer, verzuim en potentiële omschakeling. Als de medewerker een klantenservicetaak heeft, loopt u bovendien het risico van klachten van klanten.
