Hoe een kerkinventaris te runnen

Inventarisatie voor religieuze organisaties kan zowel fysieke items als vaardigheden zijn van gemeenteleden die bereid zijn hun tijd te schenken. Degenen die bereid zijn hun tijd en expertise te schenken, moeten hiermee rekening houden, zodat ze naar behoren ten goede kunnen komen aan de kerk. Fysieke kerkactiva moeten schriftelijk worden gedocumenteerd met documenten die veilig op meerdere locaties zijn opgeslagen. Meerdere mensen kunnen helpen bij het voorbereiden van een eerste kerkinventaris, maar het onderhoud en de veilige opslag ervan moet worden toegewezen aan één aangewezen persoon. Het verzamelen van de initiële voorraad kan een week in beslag nemen en de jaarlijkse voorraadafstemming kan niet meer dan een dag of twee duren. Dit project vereist aandacht voor detail.

Items die je nodig hebt

Spreadsheet software
internet
Printer / copier
Clipboard
Potlood
labels

Inventaris van fysieke items

Krijg een kant-en-klaar kerkinventarisformulier van internet of maak uw eigen inventarisatie met behulp van spreadsheetsoftware. Typ boven aan het formulier de naam van uw organisatie en spaties voor zowel het bladnummer als de locatienaam. Maak daaronder de kolommen met de titel "Serienummer", artikelbeschrijving, "" Innamedatum, "" Beginwaarde "en" Keep / Dispose ". Druk voldoende exemplaren af van het formulier om in elke kerkkamer te gebruiken en op een klembord te bevestigen..

Maak een onderscheid tussen benodigdheden en apparatuur, waarbij u een bedrag in dollars opsomt dat het onderscheid kwantificeert. Items met een kostprijs van minder dan $ 500 worden bijvoorbeeld beschouwd als benodigdheden, terwijl artikelen met een kostprijs van meer dan $ 500 elk als apparatuur worden beschouwd. Vanwege de waarde ervan moet apparatuur worden geïnventariseerd, terwijl het niet nodig is om benodigdheden te inventariseren.

Maak een sequentiële lijst met serienummers met behulp van spreadsheetsoftware en druk de nummers één voor één af op labels van 1 inch. De eerste keer dat de inventaris ooit wordt gebruikt, moeten de serienummers in het unieke jaargetalformaat van het jaarmaand staan. Het unieke nummer is dat nummer dat achtereenvolgens zal veranderen, bijvoorbeeld: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Begin in een kamer en identificeer alle items die als uitrusting gelden. Nadat het is geïdentificeerd, bevestigt u een label met het serienummer aan de onderkant van elk item zodat items kunnen worden gevolgd.

Noteer het bladnummer en de naam van de kamer met behulp van de inventarisformulieren op een klembord. Geef voor elk item dat een serienummer heeft gekregen, gegevens op in alle velden die aanwezig zijn op het inventarisatieformulier.

Het beschrijvingsveld moet een overzicht van het item hebben. Het seriële veld moet het nummer bevatten dat u aan de onderkant van het item hebt aangebracht. Bij het nemen van de initiële voorraadinformatie is de verkregen datum en de beginwaarde mogelijk niet beschikbaar. Als dit het geval is, vul dan het formulier dienovereenkomstig in. Als dit niet het geval is, noteert u de huidige datum in het veld voor het ophalen van de datum en schat u de waarde. Als een item wordt bewaard, hoeft u alleen maar een vinkje in het veld te zetten. Als het wordt verwijderd, noteer dan de datum van verwijdering.

Ga van kamer naar kamer en herhaal stap 4 en 5. Vergeet niet om het bladnummer en de naam van de kamer aan de bovenkant van elk blad te noteren terwijl u van locatie verandert.

Maak afzonderlijke kopieën van de ingevulde inventarisformulieren. Plaats elk een kopie, in de juiste volgorde per bladnummer, in een drie-ringband. Plaats een binder op een veilige, externe locatie en de andere op een administratiekantoor. Volg de inventarisprocedures minstens één keer per jaar.

Inventarisatie van vaardigheden

Zorg voor een kant-en-klare kerkelijke vrijwilligersvorm van internet of maak uw eigen vrijwilligersformule met behulp van spreadsheetsoftware. Neem velden op voor 'Naam', 'Adres', 'Telefoonnummer', 'E-mailadres', 'Beschikbare dagen' en 'Beschikbaar per uur'. Markeer in een kolom onderaan de pagina de benodigde vaardigheden of rollen en instructies voor vrijwilligers om interessegebieden te omcirkelen, zoals buschauffeur, vrijwilliger voor maaltijden, activiteitencoördinatie en medewerker van de donateur van eten.

Verspreid het formulier tijdens een zondagsschool of een kerkdienst of stuur het via e-mail met een verzoek om terug te keren naar een specifieke locatie op of vóór een specifieke datum.

Voeg de formulieren in een drieringerband of maak voor een gemakkelijk gebruik een digitale database met de persoonlijke gegevens en interesses van vrijwilligers. Op deze manier kan direct contact worden gemaakt met geïnteresseerde leden van de congregatie en kunnen administratieve medewerkers nauwkeurig de beschikbare middelen voor de kerk zien.

Verspreid nieuwe vrijwillige formulieren niet later dan een keer per jaar. Als de bijgewerkte formulieren niet worden geretourneerd door de persoon die ze het voorgaande jaar eerder heeft ingevuld, neem dan telefonisch contact op om te bepalen of ze hun tijd nog willen doneren in de eerder aangegeven gebieden en dienovereenkomstig wijzigingen aan te brengen.

Tips

Het vertalen van fysieke voorraadbladgegevens in een digitale spreadsheet biedt een derde punt van bewaring.

Door nieuwe items aan de inventaris toe te voegen zodra deze binnenkomen, wordt ervoor gezorgd dat hun acquisitiedatum en beginwaarde correct worden vastgelegd.

Herzie de vrijwilligersvorm jaarlijks om nieuwe vaardigheden of posities op te nemen.